Výběr informačního systému se obvykle vede na úrovni firmy. Řeší se moduly, cena, termín nasazení. O tom, kolik toho nakonec firmě přinese, se ale rozhoduje až u lidí, kteří s ním budou pracovat každý den. Čím víc jim usnadní jejich vlastní práci, tím dřív si ho vezmou za svůj, a tím dřív má firma data, na která se dá spolehnout.
Obráceně to platí taky. Agenda, na kterou se při zavádění nemyslelo, obvykle zůstane tam, kde byla, tedy v tabulce vedle systému. Nikdo to nevyhlásí a většinou se na to přijde až za několik měsíců, když dvě čísla nesedí.
Proto má smysl dívat se na systém po rolích. Následující přehled vychází z toho, co jednotlivé profese v KTKw skutečně používají. O tom, jak lidi do projektu zapojit, jsme psali v článku Proč zapojení uživatelů rozhoduje o úspěchu ERP projektu.
Majitel a management
Co řeší dnes: čísla z výroby, ze skladu a z účetnictví spolu nesedí, a než se sladí, je konec měsíce. Rozhodnutí se dělají podle toho, co kdo řekl na poradě.
Co mu systém usnadní: jeden pohled na firmu, ve kterém jsou zakázky, zásoby i náklady z téhož zdroje. K tomu plánování nákladů a výnosů a reporting, který ukáže vývoj, ne jen stav k dnešku.
Když se na něj zapomene: firma se řídí podle pocitu a čísla slouží jen k tomu, aby se zpětně vysvětlilo, proč to dopadlo, jak to dopadlo.
Podrobněji o této pozici →Mistr výroby
Co řeší dnes: fronta práce vzniká ráno u tabule a podle toho, kdo zrovna volal. Rozpracovanost zná odhadem a chybějící materiál se objeví ve chvíli, kdy má stroj najíždět.
Co mu systém usnadní: plánování podle skutečného vytížení kapacit a průběžný přehled o tom, kolik kusů je hotových, protože se práce odvádí přímo na dílně z terminálu nebo tabletu. K tomu hlídání materiálu pro naplánované operace. Papírové průvodky nahradí dohledatelná historie, kdo, kdy a na jakém stroji na zakázce pracoval.
Když se na něj zapomene: data o výrobě do systému nedojdou a všechno ostatní stojí na přepisování z papíru.
Podrobněji o této pozici →Skladník
Co řeší dnes: zboží fyzicky dorazilo, ale naskladnit se nedá, dokud není známá nákupní cena. Materiál se hledá podle paměti a inventura znamená odstavit sklad.
Co mu systém usnadní: práci se čtečkami čárových kódů, navigaci podle pozic, příjem bez znalosti nákupní ceny a evidenci šarží, exspirací a atestů tam, kde je potřeba dohledat původ materiálu. U expedice navíc fotodokumentaci balení, která se hodí ve chvíli, kdy zákazník tvrdí, že zboží dorazilo poškozené.
Když se na něj zapomene: stavy skladu v systému neodpovídají realitě a nedůvěra v ně se přenese na celý systém.
Podrobněji o této pozici →Kvalitář
Co řeší dnes: neshody se řeší e-mailem a v tabulce, takže se těžko dokazuje, co se s konkrétní dodávkou dělo. Při auditu se podklady skládají zpětně.
Co mu systém usnadní: evidenci neshod včetně 8D reportů, vstupní, mezioperační a výstupní kontrolu navázanou na zakázku a dohledatelnost od materiálu po hotový výrobek. Reklamace má na jednom místě i s historií.
Když se na něj zapomene: firma sice kvalitu řeší, ale nemá ji čím doložit, a to je problém u každého většího odběratele.
Podrobněji o této pozici →Účetní a fakturantka
Co řeší dnes: došlé faktury se přepisují ručně, legislativa se mění a hlavní kniha se čistí před uzávěrkou.
Co jí systém usnadní: vytěžování dokladů místo ručního zadávání, hromadné operace, napojení na homebanking a účetnictví, které drží vazbu na doklady z obchodu a skladu.
Když se na ni zapomene: data z provozu a z účetnictví se rozejdou a obojí se musí ručně slaďovat.
Podrobněji o této pozici →Obchodník
Co řeší dnes: historii zákazníka má v hlavě a v mailu. Nabídka se skládá znovu pokaždé a termín do ní píše podle toho, co mu kdo řekne.
Co mu systém usnadní: CRM s historií komunikace a zakázek na jednom místě, poptávky a nabídky navázané na ceníky a dostupnost, takže nabídka sedí na to, co firma opravdu dokáže dodat.
Když se na něj zapomene: informace o zákaznících zůstanou u konkrétních lidí a odejdou s nimi.
Podrobněji o této pozici →Servisní technik
Co řeší dnes: u zákazníka řeší stroj, o kterém ví jen to, co si pamatuje z minula, a výkaz píše večer z hlavy.
Co mu systém usnadní: digitální kartu stroje s historií zásahů, správu servisních požadavků a přípravu materiálu dopředu, takže nejede dvakrát.
Když se na něj zapomene: servis se fakturuje se zpožděním a část odvedené práce se nevyfakturuje vůbec.
Podrobněji o této pozici →IT technik a správce
Co řeší dnes: nový člověk nastupuje a práva se nastavují podle toho, kdo si co pamatuje. Zálohy existují, ale nikdo je nezkoušel obnovit.
Co mu systém usnadní: správu uživatelů a práv na jednom místě, zavedení nového uživatele podle vzoru, zálohování a obnovu dat na úrovni databáze a aktualizace, které se dají naplánovat.
Když se na něj zapomene: systém funguje do první výměny člověka nebo do prvního výpadku.
Podrobněji o této pozici →Chcete vidět, které moduly se týkají které pozice? Máme na to přehlednou matici.
Role, na které se zapomíná nejčastěji
Nejčastěji se při zavádění myslí na kancelář a nejméně na lidi, kteří u počítače nesedí. Skladník, mistr, obsluha stroje nebo technik v terénu do systému většinou nic nepotřebují, jenže právě na jejich datech stojí všechno ostatní. Když jim zadávání zabere víc času než papír, budou dál používat papír a někdo to bude přepisovat.
Řeší se to tím, že se jim zadávání dostane do ruky v podobě, kterou unesou: čtečka, tablet, telefon, QR kód na stroji nebo na pozici. Není to nadstavba, je to podmínka, aby data vůbec vznikla.
Nemusí to být hned celý systém
Pokud jste menší firma a role se u vás překrývají, protože tři agendy drží jeden člověk, bývá rozumnější začít u konkrétní agendy než u celého systému. Čím začít, jsme sepsali pro menší firmy, celý přehled je u KTK Aplikací. Samostatné aplikace si s KTKw umí vyměňovat data, takže to není slepá ulička, jen jiný začátek.
Co s tím udělat dál
Projděte si role u sebe ve firmě a u každé si zkuste odpovědět na jednu otázku: co z toho systému má konkrétně ona. Pokud u některé odpověď nenajdete, je to místo, kde vedle systému vznikne tabulka.
Jestli chcete vědět, jak by to vypadalo u vás, podívejte se na orientační propočet ceny nebo nám napište a projdeme to spolu.