Proč firmy definují cíle ERP projektu příliš obecně
Při zahájení ERP projektu stojí vedení výrobní firmy před nelehkým úkolem, kterým je definovat, co přesně od systému očekává. A právě zde se skrývá první past.
Obecné cíle typu „chceme mít lepší přehled o výrobě" nebo „potřebujeme zrychlit zpracování zakázek" jsou přirozeným výchozím bodem. Vyjadřují skutečnou potřebu, ale nejsou dostatečným základem pro řízení projektu ani pro výběr správného ERP systému.
Příčiny jsou tři:
- Obecné cíle nelze změřit. Pokud cíl zní „zlepšit přehled o výrobě", jak poznáte po spuštění systému, zda bylo cíle dosaženo? Každý člen týmu bude mít jinou odpověď.
- Obecné cíle nelze použít jako kritéria výběru. Pokud nevíte, o kolik chcete zkrátit průchod zakázky, nemůžete objektivně porovnat, které ERP řešení tento cíl lépe podpoří.
- Obecné cíle neumožňují prioritizaci. ERP projekt má vždy omezené zdroje: čas, peníze, kapacity lidí. Bez konkrétních cílů není možné rozhodnout, co je důležité implementovat v první fázi a co může počkat.
Co jsou měřitelné cíle ERP projektu
Měřitelný cíl ERP projektu má vždy tři složky:
- Co se má změnit: konkrétní oblast nebo proces.
- O kolik nebo na jakou hodnotu: číselně vyjádřená změna.
- Do kdy: časový horizont, ve kterém má být změny dosaženo.
Rozdíl mezi obecným a měřitelným cílem ilustruje následující srovnání:
| Obecný cíl | Měřitelný cíl |
|---|---|
| Zlepšit přehled o zakázkách | Dostupnost aktuálního stavu zakázky pro obchodníka do 30 sekund bez nutnosti dotazu na výrobu |
| Snížit chybovost v plánování | Snížit podíl zakázek s překročením termínu z 35 % na méně než 10 % do 12 měsíců od spuštění |
| Zrychlit zpracování faktur | Zkrátit průměrnou dobu od expedice po vystavení faktury z 5 dnů na 1 den |
| Zlepšit řízení skladu | Dosáhnout přesnosti skladových zásob na úrovni 98 % měřené čtvrtletní inventurou |
Takto formulované cíle jsou použitelné jako kritéria výběru ERP systému, jako základ pro řízení projektu i jako měřítko úspěchu po spuštění.
Jak správně definovat cíle ERP projektu
Definice měřitelných cílů ERP projektu není jednorázová aktivita vedení firmy. Je to proces, který vyžaduje zapojení klíčových uživatelů z různých oddělení.
Krok 1: Identifikace problémových oblastí
Před formulací cílů je třeba pojmenovat konkrétní problémy, které ERP má řešit. Nejlepším zdrojem jsou lidé, kteří s procesy pracují každý den, tj. vedoucí výroby, obchodní manažer, vedoucí skladu, hlavní účetní.
Otázky, které pomáhají identifikovat problémy:
- Kde ztrácíme nejvíce času zbytečnou administrativou?
- Kde se nejčastěji stává, že rozhodujeme bez přesných dat?
- Které chyby se opakují a mají měřitelný dopad na zákazníka nebo náklady?
- Co nás brzdí při růstu nebo přijímání nových zakázek?
Krok 2: Kvantifikace současného stavu
Aby byl cíl měřitelný, musíme znát výchozí hodnotu. Pokud chceme zkrátit průchod zakázky, musíme nejprve změřit, jak dlouho průchod zakázky trvá dnes.
Tato fáze odhalí, zda firma vůbec sbírá data potřebná pro měření. Pokud ne, je to samo o sobě důležité zjištění a jeden z cílů ERP projektu může být právě zavedení měření klíčových ukazatelů.
Krok 3: Formulace cílů a jejich prioritizace
Na základě identifikovaných problémů a změřeného výchozího stavu formulujte konkrétní cíle. Každý cíl by měl být odsouhlasený vedením firmy a provázaný s obchodními prioritami.
Cíle následně seřaďte podle důležitosti. Ne všechny cíle musí být splněny v první fázi implementace, ale všechny musí být definovány předem.
KPI jako nástroj vyhodnocení ERP projektu
Měřitelné cíle ERP projektu se přirozeně promítají do sady klíčových ukazatelů výkonnosti KPI. Tyto ukazatele by měly být definovány ještě před zahájením implementace a sledovány průběžně po spuštění systému.
Ve výrobních firmách jsou nejčastěji sledovanými KPI po implementaci ERP:
- Průchod zakázky: průměrná doba od přijetí objednávky po expedici.
- Dodržení termínů: podíl zakázek dodaných v dohodnutém termínu.
- Přesnost plánování výroby: odchylka skutečného průběhu výroby od plánu.
- Přesnost skladových zásob: shoda fyzického stavu skladu s evidencí v systému.
- Dostupnost dat pro rozhodování: čas potřebný k získání klíčových reportů a přehledů.
- Administrativa na zakázku: čas strávený administrativními úkony na jednu zakázku.
Tyto ukazatele nejsou pouze měřítkem úspěchu ERP projektu. Jsou také nástrojem průběžného řízení, který firmě umožňuje identifikovat oblasti pro další zlepšení.
Příklad z praxe: projekt bez měřitelných cílů
Následující příklad je ilustrativní. Vychází z typických vzorců, které se v ERP projektech opakují, nikoliv z konkrétního případu.
Výrobní firma implementovala ERP systém s cílem „zlepšit řízení výroby a snížit administrativní zátěž". Po roce od spuštění se vedení sešlo k vyhodnocení projektu.
Výsledek diskuse názorně ukázal, co se stane, když projekt nemá předem definované měřitelné cíle. Vedoucí výroby považoval projekt za úspěšný, neboť měl lepší přehled o zakázkách. Obchodní ředitel je nespokojený, protože zákazníci stále volají a ptají se na termíny dodání. Finanční ředitelka nedokázala posoudit, zda se náklady na zakázku snížily, protože firma tato data před implementací nesledovala.
Projekt nebyl ani úspěšný, ani neúspěšný. Byl nevyhodnotitelný, protože nikdo předem nedefinoval, co úspěch znamená.
Nejčastější chyby při definici cílů ERP projektu
Cíle definuje pouze vedení bez zapojení uživatelů. Výsledkem jsou cíle, které neodpovídají skutečným provozním problémům. Vedení vidí firmu jinak než vedoucí výroby nebo skladník.
Cíle nejsou provázány s měřením. Pokud firma nemá výchozí data, nemůže měřit zlepšení. Definice cílů musí být doprovázena rozhodnutím, jak a kde budou data sbírána.
Příliš mnoho cílů najednou. ERP projekt má omezenou kapacitu přinést změnu ve všech oblastech najednou. Příliš rozsáhlý seznam cílů vede k tomu, že žádný není splněn pořádně.
Cíle nejsou průběžně sledovány. Definice cílů před projektem nestačí. Je třeba je sledovat v průběhu implementace a po spuštění — a reagovat, pokud projekt od cílů odbočuje.
Závěr
Měřitelné cíle ERP projektu nejsou byrokratickým požadavkem. Jsou základním nástrojem, který firmě umožňuje řídit projekt, vybrat správné ERP řešení a po spuštění objektivně vyhodnotit, zda investice přinesla očekávaný výsledek.
Firmy, které cíle ERP projektu definují konkrétně a měřitelně, mají výrazně vyšší šanci na úspěšnou implementaci. Ne proto, že by byl jejich ERP systém lepší, ale proto, že vědí, co od něj očekávají, a dokážou to ověřit.
ERP projekt bez měřitelných cílů je projekt bez kompasu. Může dorazit do cíle, ale nikdo neví, zda to byl správný cíl.
Tento článek je součástí série Akademie ERP výběru: Jak vybrat ERP systém pro výrobní firmu.
Celá série:
- Jak vybrat ERP systém pro výrobní firmu: začněte procesy, ne funkcemi →
- Proč ERP systém nevyřeší špatné procesy ve výrobní firmě →
- Proč celkové náklady ERP systému jsou vždy vyšší, než se zdá →
- Jak vybrat ERP systém správné velikosti pro výrobní firmu →
- Proč měřitelné cíle rozhodují o úspěchu ERP projektu →
- Jak vybrat dodavatele ERP systému pro výrobní firmu →
- Proč zapojení uživatelů rozhoduje o úspěchu ERP projektu →
- Jak vybrat ERP systém, který poroste spolu s vaší firmou →
- Jak testovat ERP systém na reálných scénářích výrobní firmy →
- Implementační příprava ERP: co rozhoduje o úspěchu projektu →
- Proč kvalita dat rozhoduje o úspěchu ERP systému ve výrobě →
V případě zájmu o nezávislou konzultaci výběru ERP dodavatele je možné navázat odbornou diskusí.