Proč firmy podceňují výhled při výběru ERP
Výběr ERP systému je náročný proces. Firma mapuje současné procesy, definuje požadavky, porovnává dodavatele a přirozeně se soustředí na to, co potřebuje dnes. Budoucí potřeby jsou abstraktnější, hůře definovatelné a zdánlivě méně naléhavé.
Tento krátkozraký přístup má ale konkrétní důsledky. Firmy, které při výběru ERP nezohlední výhled, se zpravidla ocitnou v jedné ze dvou situací:
- Systém přestane stačit dříve, než se čekalo. Firma vyroste, přibyde provoz nebo produkt, a ERP systém není schopen tuto změnu absorbovat bez rozsáhlých a nákladných úprav. Firma stojí před volbou: investovat do customizací, které systém komplikují, nebo zahájit nový výběr ERP s veškerými náklady a riziky, které to přináší.
- Systém omezuje strategická rozhodnutí. Příležitost k akvizici, vstupu na nový trh nebo zavedení nového výrobního procesu narazí na limit ERP systému. Rozhodnutí se odkládají nebo upravují ne proto, že nejsou správná, ale proto, že systém je nepodporuje.
Co znamená škálovatelnost ERP systému
Škálovatelnost ERP systému není pouze technická kategorie. Zahrnuje několik dimenzí, které je třeba posoudit samostatně:
- Uživatelská škálovatelnost
Jak systém zvládá růst počtu uživatelů? Přidání deseti nebo padesáti nových uživatelů by nemělo vyžadovat zásadní technické zásahy ani nepřiměřené náklady. U cloudových řešení je tato dimenze zpravidla dobře řešena u on-premise systémů je třeba prověřit licenční model a infrastrukturní požadavky.
- Procesní škálovatelnost
Jak systém zvládá rozšíření procesů? Pokud firma dnes vyrábí jeden typ produktu a plánuje přidat novou výrobní linku s odlišnými technologickými postupy, je ERP schopen tuto změnu absorbovat bez rozsáhlých customizací?
- Organizační škálovatelnost
Jak systém podporuje růst organizační struktury? Přidání nového střediska, pobočky nebo dceřiné společnosti by mělo být v ERP systému řešitelné bez zásadních technických překážek. U firem s plány na akvizice nebo expanzi do zahraničí je tato dimenze kritická.
- Technologická škálovatelnost
Jak systém zvládá integraci nových technologií? Průmysl 4.0, propojení s řídicími systémy strojů, využití dat z výroby pro prediktivní analýzy? Tyto trendy nejsou vzdálenou budoucností. ERP systém by měl mít otevřenou architekturu, která umožňuje integraci bez zásadních technických překážek.
Jak definovat výhled firmy pro účely výběru ERP
Aby bylo možné posoudit škálovatelnost ERP systému, musí firma nejprve definovat svůj reálný výhled. Ne přání nebo optimistické scénáře, ale konkrétní plány, které jsou součástí strategie firmy.
Otázky, které pomohou výhled strukturovat:
- Růst objemu. O kolik procent plánuje firma růst v horizontu pěti let? Co to znamená pro počet zakázek, uživatelů systému a objem zpracovávaných dat?
- Nové provozy nebo pobočky. Plánuje firma otevřít nový výrobní provoz, sklad nebo obchodní pobočku v České republice nebo v zahraničí? Každá nová lokalita přináší požadavky na vícejazyčnost, více měn nebo odlišné legislativní prostředí.
- Nové výrobní procesy nebo produkty. Plánuje firma rozšířit výrobní portfolio, zavést nový typ výroby nebo přidat servisní činnost k výrobě? Každá zásadní změna výrobního modelu klade nové nároky na ERP systém.
- Digitalizace a nové technologie. Plánuje firma připojit výrobní stroje do systému, zavést čárové kódy nebo RFID ve skladu, nebo využít data z výroby pro pokročilé analýzy? Tyto záměry musí být při výběru ERP zohledněny.
- Akvizice nebo partnerství. Uvažuje firma o akvizici jiné společnosti nebo o vstupu do skupiny? Integrace dvou ERP systémů nebo přechod na skupinové řešení jsou nákladné projekty a správný výběr ERP může tuto situaci výrazně zjednodušit.
Příklad z praxe: ERP, který přestal stačit
Následující příklad je ilustrativní. Vychází z typických vzorců, které se v ERP projektech opakují, nikoliv z konkrétního případu.
Strojírenská firma se sedmdesáti zaměstnanci vyráběla standardizované díly pro tuzemské odběratele. Při výběru ERP systému vycházela ze svých tehdejších potřeb evidence zakázek, výrobní příkazy, skladové hospodářství a fakturace. Systém tyto požadavky pokrýval spolehlivě a implementace proběhla bez větších komplikací.
Situace se změnila za tři roky. Firma získala dlouhodobou smlouvu s německým automobilovým dodavatelem, která s sebou přinesla několik zásadních nových požadavků: EDI komunikaci pro automatický příjem objednávek, sledovatelnost výroby na úrovni jednotlivých kusů včetně záznamů o kvalitě, reporting v němčině a fakturaci v eurech.
ERP systém nebyl na tyto požadavky připraven. EDI rozhraní nebylo součástí standardu a jeho vývoj byl časově i finančně náročný. Sledovatelnost na úrovni kusů vyžadovala zásadní změnu datového modelu. Německý zákazník mezitím tlačil na zahájení dodávek podle dohodnutého harmonogramu.
Firma nakonec splnila požadavky zákazníka, ale za cenu rozsáhlých customizací, které systém zkomplikovaly a výrazně prodražily jeho správu. Při pohledu zpět bylo zřejmé, že správné otázky na škálovatelnost a integrační schopnosti systému ve fázi výběru by tento scénář odhalily a firma by mohla zvolit řešení, které na podobný typ růstu bylo připraveno.
Na co se ptát dodavatele v oblasti škálovatelnosti
Při hodnocení ERP systémů z pohledu škálovatelnosti je vhodné dodavateli položit konkrétní otázky:
- Jak systém podporuje více provozů nebo poboček v jedné instanci? Jde o standardní funkci, nebo o customizaci?
- Jaké jsou možnosti vícejazyčného a víceměnového prostředí? Jsou tyto funkce součástí standardu, nebo za příplatek?
- Jaká je otevřenost systému pro integrace? Existuje standardní API? Jaké integrace jsou již hotové a dostupné?
- Jak systém zvládá růst objemu dat? Jaká je zkušenost referenčních zákazníků s výkonem systému při vysokém objemu transakcí?
- Jak probíhá přechod na vyšší licenční úroveň při růstu firmy? Jaké jsou náklady a technické nároky tohoto přechodu?
Závěr
ERP systém, který firmě slouží dnes, ale není schopen růst spolu s ní, není správnou volbou bez ohledu na to, jak dobře pokrývá současné potřeby. Škálovatelnost ERP je investice do budoucnosti firmy, která se projeví v momentě, kdy ji firma nejvíce potřebuje, tj. při růstu, expanzi nebo organizační změně.
Výhled firmy je proto stejně důležitým vstupem pro výběr ERP jako analýza současných procesů. Firma, která při výběru ERP myslí dopředu, si ušetří nákladný a časově náročný přechod na nový systém v okamžiku, kdy je nejméně vhod.
ERP by měl růst spolu s firmou a ne ji brzdit ve chvíli, kdy firma roste nejvíce.
Tento článek je součástí série Akademie ERP výběru: Jak vybrat ERP systém pro výrobní firmu.
Celá série:
- Jak vybrat ERP systém pro výrobní firmu: začněte procesy, ne funkcemi →
- Proč ERP systém nevyřeší špatné procesy ve výrobní firmě →
- Proč celkové náklady ERP systému jsou vždy vyšší, než se zdá →
- Jak vybrat ERP systém správné velikosti pro výrobní firmu →
- Proč měřitelné cíle rozhodují o úspěchu ERP projektu →
- Jak vybrat dodavatele ERP systému pro výrobní firmu →
- Proč zapojení uživatelů rozhoduje o úspěchu ERP projektu →
- Jak vybrat ERP systém, který poroste spolu s vaší firmou →
- Jak testovat ERP systém na reálných scénářích výrobní firmy →
- Implementační příprava ERP: co rozhoduje o úspěchu projektu →
- Proč kvalita dat rozhoduje o úspěchu ERP systému ve výrobě →
V případě zájmu o nezávislou konzultaci výběru ERP dodavatele je možné navázat odbornou diskusí.