Školení se v harmonogramu často objeví jako jedna položka, ve skutečnosti je jich ale několik a každé patří někomu jinému. Skladník, mistr, obchodník i účetní budou systém používat jinak, takže se liší nejen rozsah, ale i to, kdy má školení přijít.
Vychází to ze stejné úvahy jako první díl téhle série, Co z informačního systému má kdo ve firmě.
Každá role potřebuje jiný rozsah
Rozdíl není jen v délce, ale hlavně v tom, co se vlastně učí. Skladník pracuje s několika obrazovkami a se čtečkou, takže se školí přímo na pohybech, které bude dělat každý den. Mistr k zadávání přidává čtení fronty práce a situace, kdy plán nesedí, protože se na ně musí umět podívat a rozhodnout.
Účetní je na opačném konci, protože její agenda má roční cyklus. Co se dělá při uzávěrce nebo na konci roku, nemá smysl vysvětlovat v květnu, takže se část školení přirozeně vrací později, až na to přijde řada.
Obchodník se většinou neučí ovládat systém, ale pracovat s informacemi, které z něj dostane, a hlavně s tím, co se mění v jeho vlastním postupu.
Školit na vlastních datech, ne na ukázce
Ukázková firma s čistými čísly se předvádí hezky, ale lidé si z ní nic neodnesou, protože v ní nepoznávají svoji práci. Jakmile se školí na vlastních datech, zeptají se úplně jinak a vyplavou věci, které by se jinak objevily až v ostrém provozu.
Prakticky to znamená projít jednu typickou zakázku od začátku do konce a jednu takovou, která se obvykle zvrtne. O testování na reálných scénářích jsme psali i v souvislosti s výběrem systému, v článku Proč testovat ERP systém na reálných scénářích.
Kdy školit
Školit příliš brzy se nevyplácí. Když školení proběhne dva nebo tři měsíce před spuštěním, lidé do té doby většinu zapomenou a zůstane jim hlavně dojem, že je to složité.
Blízko ke spuštění má smysl školit ty, kdo budou systém používat denně. Naopak agendy, které přijdou na řadu později, třeba uzávěrka nebo inventura, se dají doškolit až ve chvíli, kdy jsou aktuální. Firma si to pamatuje líp a dodavatel to ukáže na skutečných datech.
Kdo má školit
Školení vede dodavatel, a to ve dvou kolech. V prvním se školí klíčoví uživatelé za jednotlivé oblasti. Ti si pak na vlastních datech ověří, jestli nastavení odpovídá tomu, jak firma pracuje, a co nesedí, se doladí. Teprve potom přijdou na řadu koncoví uživatelé, už podle ověřeného postupu.
Souvisí to s tím, jak je klíčový uživatel vybraný. Pokud je to člověk, kterého ostatní poslouchají, stane se z něj po spuštění přirozená první pomoc. Jak ho vybrat, rozebírá předchozí díl.
Jak ověřit, že to umí
Školení skončilo neznamená, že lidé umí. Ověřit se to dá jednoduše a bez testů: každý si sám projde svůj běžný případ, nikdo mu u toho neradí a jen se sleduje, kde se zasekne.
Skladník
Udělá příjemku podle dodacího listu, vystaví výdejku na zakázku, zaeviduje výrobní čísla a vytiskne dodací list k expedici.
Projde tím celý koloběh od příjmu po výdej, tedy přesně to, co bude dělat každý den.
Mistr výroby
Projde frontu operací na směnu, přiřadí práci na pracoviště a lidi a zařadí přednostní zakázku, která přijde navíc.
Sledujte, jestli pozná, co se tím posune u ostatních zakázek.
Obchodník
Z poptávky vytvoří nabídku, převede ji na zakázku a najde historii toho zákazníka.
Sledujte, kde hledá dostupnost a cenu, protože právě tam se nejčastěji vrací ke starému postupu.
Účetní
Zpracuje došlou fakturu přes vytěžování dokladů, zaúčtuje ji a spáruje platbu z banky.
Sledujte, jestli doklad opravdu nechá vytěžit, nebo si ho radši přepíše ručně.
Kvalitář
K zapsané neshodě doplní kořenovou příčinu a nápravné opatření a vygeneruje z toho 8D report pro zákazníka.
Sledujte, jestli ví, kam co patří, a jestli se k hotovému reportu dostane bez cizí pomoci.
U agend s delším cyklem, typicky u uzávěrky, se stejná zkouška opakuje až ve chvíli, kdy jsou aktuální. Nemá smysl ji dělat nanečisto několik měsíců dopředu.
Co se nepovede, je seznam věcí k doškolení, ne důvod k výčitkám. A je to levnější zjištění teď než v prvním týdnu provozu, kdy u toho stojí zákazník a čeká na zboží.
Na co lidé nejčastěji narazí
Nebývá to ovládání. Bývá to změna postupu, kterou nikdo nepojmenoval nahlas. Něco, co se dřív dělalo až na konci dne, se teď musí zadat hned. Údaj, který dřív stačilo napsat na papír, teď musí někdo zadat, aby mohl pokračovat další v řadě.
Proto má smysl ke každé roli říct nejen jak se to dělá, ale i co se tím mění a proč. Bez toho lidé hledají cestu zpátky ke starému postupu, což je přesně ten okamžik, kdy se změna rozpadá. Psali jsme o tom i v článku Co se v den spuštění vypíná.
Co s tím udělat dál
Rozsah školení k jednotlivým modulům má dodavatel obvykle daný, takže ho nemusíte odhadovat. Co za vás nikdo neudělá, je projít si role u sebe a u každé říct, kdo ji zastává a kdy se jí školení bude týkat, aby to sedlo k provozu a nepadlo třeba doprostřed inventury. V posledním díle téhle série se podíváme na to, kdo se o systém stará ve chvíli, kdy projekt skončí a dodavatel odjede.