Role klíčového uživatele se v projektech zmiňuje skoro vždycky, ale její obsah už tak samozřejmý není. Kdo jím má být a co se po něm chce, se vyplatí ujasnit dřív, než projekt začne, protože právě podle něj se systém nastaví.
Klíčový uživatel je ten, kdo za svou oblast dokáže říct, jak to ve firmě doopravdy chodí, včetně výjimek, na které se v zadání zapomíná. Pokud takového člověka projekt nemá, systém se nastaví podle toho, jak si vedení myslí, že se to dělá. Kdo všechno má v projektu být, jsme popsali v článku Koho potřebujete v projektovém týmu.
Podle čeho ho vybrat
Dělá tu agendu dnes
Ne vedoucí, který ji má na starosti, ale člověk, který jí prochází rukama každý den.
Ostatní ho poslouchají
Když řekne, že se to bude dělat takhle, kolegové to vezmou. Tohle se nedá nahradit služebním postavením.
Umí vysvětlit, proč se to dělá tak, jak se to dělá
Rozdíl mezi „to tak máme odjakživa" a „děláme to tak proto, že nám jinak nesedí inventura" rozhoduje o tom, co se do systému přenese a co se při té příležitosti zruší.
Nebojí se říct, že něco nefunguje
Když někdo nastavení jen odkýve, aby byl klid, jeho oddělení s tím pak žije celý rok.
Co naopak nerozhoduje: jak rychle píše na klávesnici a jestli má rád změny. Zkušený skeptik bývá lepší klíčový uživatel než nadšenec, protože si všimne věcí, které ostatní přejdou.
Co po něm chtít před spuštěním
Nejdřív popsat vlastní agendu tak, jak opravdu probíhá. Včetně toho, co se dělá mimo systém, na papíře nebo v tabulce, protože právě tohle bývá při zavádění největší překvapení.
Během prezentace se seznámit s řešením a nechat si ho v rámci možností ukázat na jedné standardní a jedné nestandardní zakázce. V té chvíli se to odehrává v obecné rovině, protože systém ještě není nastavený podle vaší firmy. Na co se v téhle fázi ptát a co si nechat předvést, rozebírá článek Proč testovat ERP systém na reálných scénářích.
Skutečné ověření přijde až na akceptačních testech, kdy systém běží v cílovém nastavení. Tehdy si klíčový uživatel projde svoje případy od začátku do konce, typickou zakázku i tu, která se obvykle zvrtne.
A nakonec říct, co se v jeho oblasti po spuštění přestane dělat postaru. To je nejnepříjemnější část, protože se tím někomu bere zvyk, ale bez toho se firma ke starému postupu vrátí.
Co po něm chtít po spuštění
První týdny je klíčový uživatel ten, za kým kolegové chodí dřív než za dodavatelem. Vysvětlí, kde co je, a hlavně sbírá, co lidem nesedí. Rozdíl mezi drobností k nastavení a skutečným problémem pozná on, ne dodavatel.
Proto má smysl mu na tohle období ubrat část běžné práce. Pokud to nejde, dá se počítat s tím, že se část jeho agendy někde nahromadí, a je lepší to vědět dopředu než to zjistit v půlce měsíce.
Když ho projekt nemá
Pozná se to podle několika věcí. Rozhovory probíhají hlavně s vedením a nikdo z provozu nemá příležitost říct, jestli to tak opravdu chodí. Na otázku, jak se dnes řeší konkrétní situace, odpovídá každý jinak. Po spuštění se objeví věta, že takhle se to u nás nikdy nedělalo, přestože nastavení někdo odsouhlasil.
Tyhle situace nevznikají proto, že by někdo udělal chybu. Vznikají proto, že informace, podle které se systém nastavoval, nikdy nepřišla od člověka, který tu práci dělá.
Kolik klíčových uživatelů firma potřebuje
Za každou oblast jednoho, tedy typicky za sklad, výrobu, obchod a ekonomiku. V menší firmě jich pár drží jeden člověk, což je v pořádku do chvíle, než se z toho stane projekt jednoho člověka. Pak stačí jedna nemoc a stojí všechno.
Proto se vyplatí mít u každé oblasti i náhradníka, který ví, co se děje. Nemusí dělat nic navíc, stačí, aby chodil na schůzky své oblasti.
Co s tím udělat dál
Zkuste si u každé oblasti odpovědět na jednu otázku: koho by se kolegové zeptali, kdyby si nevěděli rady, a neptali se vedoucího. Ten člověk je váš klíčový uživatel, i kdyby to dosud nikdo nepojmenoval. V dalším díle se podíváme na to, jak lidi vyškolit, aby je to po spuštění nestálo víc času než předtím.