O přípravě ERP projektu se toho napsalo hodně, u nás i jinde. Data, procesy, školení, testování. Všechno platí a všechno je potřeba. Projekt ale dnem spuštění nekončí a právě v tom, co přijde potom, se rozhoduje, kolik z něj firma nakonec dostane.
První dny bývají v pořádku. Systém běží, lidé ho zkoušejí, vedení sleduje start, každý problém se řeší do hodiny. Kolem druhého týdne pozornost přirozeně opadne. Přijde inventura, dovolená, velká zakázka. A v tu chvíli se ukáže, co se ve firmě opravdu změnilo.
Proč se lidé vracejí k tabulkám
Když má člověk v pátek odpoledne uzavřít výkaz a nový postup mu trvá o pět minut dýl než ten starý, sáhne po tom starém. Není to sabotáž ani neochota. Je to normální rozhodnutí člověka, který má práci a málo času.
A hlavně: nikdo mu neřekl, že to už dělat nemá. Tabulka je pořád na disku, formulář pořád ve složce a stará aplikace se pořád spustí. Systém tedy neběží místo starého postupu, ale vedle něj.
Souběh se pak projeví ve třech věcech:
- Data se rozejdou. Část pohybů je v systému, část v tabulce. Pak se hůř rozhoduje, protože není jasné, které číslo je to platné. Podobně se to chová i u migrace dat, kde se stará a nová evidence taky nesmí překrývat.
- Lidé systém obcházejí. Když v něm dvakrát po sobě nenajdou, co hledali, potřetí ho neotevřou a vrátí se k tomu, co znají.
- Přínos se hůř dokládá. Reporty nesedí, vedení nevidí změnu a projekt se začne posuzovat podle pocitu místo podle čísel.
Nic z toho není závada softwaru a nic z toho není nic výjimečného. Objevuje se to u většiny nasazení. Rozdíl mezi firmami je jen v tom, jestli s tím počítaly dopředu.
Otázka, která se před spuštěním neptá
V zadání bývá podrobně napsané, co všechno bude nový systém umět. Skoro nikdy tam není napsané, co se tím dnem přestane dělat.
Přitom je to jediná otázka, kterou má smysl si položit u každé agendy zvlášť:
- Která tabulka se zavírá a kdo ji zamkne?
- Který formulář se přestává tisknout?
- Která stará aplikace se odpojí a k jakému datu?
- Kdo dosud přepisoval čísla mezi dvěma místy a co bude dělat místo toho?
Odpovědi na tyhle čtyři otázky rozhodují o tom, jestli firma zavádí novou práci, nebo jen další vrstvu softwaru nad tou stávající.
Vypínat postupně, ale s datem
Neznamená to zamknout v den D všechno. U agend, kde jde o mzdy, fakturaci nebo expedici, je souběh na pár týdnů rozumná pojistka. Jen musí mít konec.
Osvědčuje se tohle:
- Krátký souběh s pevným datem. Ne „až se to zaběhne", ale konkrétní den. Datum bez data je zbožné přání.
- Jedna agenda po druhé. Sklad, pak výroba, pak ekonomika. Vypínat všechno naráz je zbytečné riziko.
- Po vypnutí zpětné čtení, ne zápis. Do staré tabulky se dá nahlédnout, ale už se do ní nepíše. Tím zmizí pokušení „jen tenhle týden ještě takhle".
Kdo to má na starost
Přechod potřebuje jméno, ne oddělení. IT dodá přístupy a nastavení, ale nemůže rozhodnout, že se přestane tisknout průvodka. To je rozhodnutí provozní.
Ten člověk potřebuje tři věci: čas v kalendáři, podporu vedení a právo říct, že se něco vypíná. Nejčastěji to bývá mistr výroby, vedoucí skladu nebo někdo z ekonomiky, podle toho, kterých agend se to týká. Osvědčuje se vybrat člověka, kterého se ostatní běžně ptají, ne toho, kdo má zrovna volnou kapacitu. Souvisí to s tím, proč zapojení uživatelů rozhoduje o úspěchu celého projektu.
Co sledovat prvních devadesát dní
Aby bylo poznat, jestli se změna uchytila, stačí pár čísel. Ne report na deset stran, ale tři nebo čtyři věci, které se dají zjistit za minutu:
- Kolik lidí se do systému za týden skutečně přihlásilo.
- Kolik dokladů vzniklo v systému a kolik jich přišlo jinou cestou.
- Kolik oprav se dělá zpětně.
- Kde se ještě přepisuje ručně mezi dvěma místy.
To poslední je nejužitečnější. Ruční přepis je spolehlivá známka toho, že někde zůstal starý postup, na který se při přípravě zapomnělo. Většinou to je drobnost a dá se doladit za odpoledne, pokud se na ni přijde včas.
Proč o tom píšeme
Většina užitku z nového systému nevzniká u podpisu smlouvy, ale právě tady. Firma může mít dobře připravená data i proškolené lidi, a stejně se část práce vrátí do tabulek, když jí je nikdo nevezme.
Proto se u větších nasazení informačního systému KTKw bavíme nejen o tom, co systém bude umět, ale i o tom, co se v den spuštění vypne a kdo to odklikne. Firmy, které si tuhle otázku položí předem, mají z nasazení užitek rychleji. Není to nejpříjemnější část projektu, ale je krátká a rozhoduje o zbytku.