Projekt, na který nejsou lidi ani peníze
Tabulku, bez které se provoz neobejde, nikdo neplánoval. Někdo ji kdysi založil, protože ji zrovna potřeboval, a postupně do ní přidával sloupce a listy, až je v ní dnes víc informací, než její autor tehdy čekal. Jen se k nim nikdo nedostane, protože se mezi tisíci řádků ztratí.
Na otázku, co s takovou tabulkou dělat, zazní odpověď: teď na to nemáme kapacity, lidi ani peníze, víme, že nás to čeká, ale někdy v budoucnu. Za tou větou stojí představa velkého projektu digitalizace.
První krok přitom může být malý a levný a zvládnete ho za jedno odpoledne v Excelu, který ve firmě máte.
Tři údaje, které už ve firmě máte
Vezměte si evidenci zakázek a najděte v ní tři údaje: označení zakázky, termín, který jste zákazníkovi slíbili, a datum, kdy byla zakázka doopravdy hotová. Pokud zakázky vedete v systému, vyexportujte je do Excelu. Pokud v tabulce, máte hotovo.
Může se stát, že slíbený termín u zakázek evidujete, ale datum skutečného dokončení nikde není, protože ho nikdo nezapisuje. To je samo o sobě první zjištění a stojí za to ho vyřešit dřív než cokoli dalšího, protože dokud datum dokončení nevzniká, není co porovnávat. Nejspolehlivěji vzniká tam, kde se stejně něco děje, tedy odvedením operace na terminálu nebo načtením čárového kódu při předání na sklad. V nejhorším případě ho někdo dopíše do tabulky, ale hned při dokončení zakázky, rozhodně ne hromadně na konci měsíce, kdy už si přesná data nikdo nevybaví.
Pak stačí čtyři kroky:
- Do nového sloupce dopočítejte zpoždění jako rozdíl data dokončení a slíbeného termínu, například
=C2-B2. Kladné číslo udává počet dní po termínu, nula nebo záporné číslo znamená, že zakázka byla hotová včas. - Do dalšího sloupce označte zakázky po termínu, například
=KDYŽ(D2>0;1;0). - Vložte kontingenční tabulku. Do řádků dejte datum dokončení seskupené po měsících a do hodnot součet zakázek po termínu a průměrné zpoždění.
- Z kontingenční tabulky vytvořte graf.
Výsledek může vypadat třeba takhle (ukázková data):
| Měsíc | Zakázek celkem | Po termínu | Průměrné zpoždění |
|---|---|---|---|
| leden | 42 | 6 | 2 dny |
| březen | 45 | 9 | 3 dny |
| červen | 41 | 17 | 7 dnů |
Najednou je vidět něco, co v tabulce leželo celou dobu. Zakázek po termínu každý měsíc přibývá a zpoždění se za půl roku protáhlo ze dvou dní na týden. Nikdo to netajil, jen se to v řádcích nedalo zahlédnout.
Nad grafem začnou otázky
Hotovou odpověď takový přehled nedá. Dá vám otázky, které by bez něj nikdo nepoložil, protože by nebylo nad čím. A ke každé z nich stačí přidat do tabulky jeden údaj:
- Jsou po termínu spíš velké zakázky, nebo ty malé, které se mezi nimi ztratí? Přidejte do kontingenční tabulky objem nebo hodnotu zakázky.
- Vzniká skluz ve výrobě, nebo už ve chvíli, kdy obchodník termín slibuje? Pokud evidujete datum uvolnění do výroby, rozdělte zpoždění na dvě části.
- Týká se to všech zákazníků, nebo jen některých? Dejte do řádků zákazníka místo měsíce.
- Dozví se o zpoždění zákazník dřív než vy? Tady vám tabulka neodpoví, ale vaši obchodníci ano.
Na první tři otázky si odpověď spočítáte sami v tabulce, každá znamená jeden sloupec nebo jedno pole v kontingenční tabulce navíc. Jakmile je ale budete chtít sledovat každý měsíc, začne vás zdržovat, že data musíte pokaždé znovu vyexportovat a přepočítat. Pokud zakázky vedete v KTKw, nemusíte nic exportovat ani počítat, protože sestavy s takovými pohledy jsou v BI Reportingu připravené a stačí si je zobrazit. V BI Reportingu s Copilotem se můžete zeptat i přímo, třeba „kteří zákazníci měli letos nejvíc zakázek po termínu?“, a Copilot vám odpověď najde v datech ze systému.
Stejně to funguje i s jinými daty, třeba s reklamacemi podle dodavatelů, se zásobami na skladě nebo s dobou mezi objednávkou a fakturou. Stačí vybrat jednu věc, na které firmě záleží, a najít k ní dva nebo tři údaje, které už evidujete.
Pojmenovat, co bolí
Na celé digitalizaci je nejtěžší pojmenovat, co firmu nejvíc brzdí. Dokud to nikdo nevidí před sebou, mluví se o tom obecně, „máme chaos v zakázkách“ nebo „nestíháme“. S grafem v ruce se z toho stane konkrétní věta, třeba že zpoždění roste a vzniká mezi přijetím zakázky a jejím uvolněním do výroby. Takovou větu už jde řešit, a to bez velkého projektu.
S jedním vám ale ani nejlepší přehled nepomůže. Graf ukáže, že zpoždění roste, a dokáže ukázat i to, kde vzniká, ale nerozhodne, kdo s tím něco udělá. Pokud u takového zjištění není jmenovitě nikdo, kdo ho má na starost, na poradě všichni přikývnou a za měsíc vyjde stejné číslo, jen o kousek vyšší. K té jedné konkrétní větě si proto hned připište jméno člověka, který na ni odpovídá, a datum, kdy se k ní vrátíte.
Co dál, když přehled stojí na tabulce
Pokud zakázky v systému nevedete a celý přehled stojí na tabulce, stojí za to rozhodnout, co s tou agendou dál. Cest je několik a liší se hlavně tím, kolik starosti o ni zůstane u vás; rozebrali jsme je v článku Postavit si řešení sami, nebo ho zadat dodavateli? O tom, proč taková tabulka vznikne i vedle dobře fungujícího systému, je článek Proč tabulka v Excelu přežije i váš informační systém. Jak taková cesta vypadá v praxi, ukazuje příběh evidence kotelen v článku Tabulka, kterou nikdo nesměl smazat.
Zkuste si to s vlastními daty a podívejte se, co vám vyjde.