Jak to vypadalo předtím
Všechno začalo před lety jednou tabulkou. Pak přibyla druhá, třetí a další. Některé byly provázané, jiné ne, a tak se stejné údaje evidovaly na několika místech.
Pracovníci si odečty z kotelen a měřicích přístrojů zapisovali většinou na papír. Hodnoty pak přepsali do tabulky, případně je poslali e-mailem. Jedno měření, dvě místa, dvě příležitosti k překlepu.
Klíčové tabulky se na začátku roku zkopírovaly z loňských a vznikla evidence pro nový rok. Spolu s nimi se kopírovaly vzorce, parametry i další údaje. Když bylo potřeba změnit metodiku, muselo se to opravit na víc místech, někdy i v různých souborech. Kde se na změnu zapomnělo, pracovalo se dál po staru. Tabulka přece fungovala a rozdíly nikdo nehledal.
Každý, kdo měl k tabulce přístup, si do ní přidal něco svého. Sloupec, poznámku, barevné zvýraznění. Všechno se přitom ukládalo do několika málo souborů s mnoha listy. Po pár letech bylo cokoli změnit složité a pracné.
Kde to přestalo stačit
Největší potíž přišla, když s evidencí potřebovalo pracovat víc lidí najednou. Soubor mohl mít otevřený vždycky jen jeden z nich. Ostatní čekali, nebo si udělali vlastní kopii, a tím vznikla další verze stejných dat.
S rostoucími nároky navíc chyběly věci, které tabulka zkrátka neumí. Nešlo z ní poslat dodavateli objednávku závozu paliva, nikoho neupozornila na provedený odečet a nehlídala termíny revizí měřicích přístrojů. Napojit na ni přístroje, které umějí odečet samy, by teoreticky šlo, jenže by to bylo technicky složité a nespolehlivé.
A hlavně: Excel je pasivní. Ukáže přesně to, co do něj někdo napsal, a jinak mlčí. Nějaká jednoduchá predikce spotřeby paliva v tabulce byla, ale platila jen pro toho, kdo se na ni podíval. Odpovědný člověk se tak o tom, že dochází palivo, dozvěděl, až když to sám prověřil, nebo když mu to řekl správce kotelny.
V tom je rozdíl mezi evidencí a řízením. Evidence zapisuje, co se stalo. Řízení upozorní, že se něco stane.
Co jsme s tím udělali
Agendu i tabulky jsme převzali tak, jak byly, a vytvořili z nich aplikaci. Ne další tabulku, ale program, kde má každý údaj jedno místo a odtud se používá v celé aplikaci. Je to webová aplikace, takže běží na počítači, tabletu i mobilu, ať s Windows, Androidem nebo iOS.
Hodnota se zapisuje na místě, ne večer z papíru. Pracovník přijde k měřicímu přístroji, načte jeho čárový nebo QR kód a hodnotu zapíše rovnou v telefonu. Podle kódu aplikace sama pozná, o jaký přístroj, kotelnu a odběrné místo jde. Papír odpadl a s ním i přepisování. Číslo se do systému dostane jednou a hned, a když je to potřeba, odejde o odečtu i upozornění. Přístroje, které to umějí, můžou hodnoty posílat do aplikace samy.
K odečtu se dá pořídit fotka měřidla. Tohle je na celé změně možná to nejužitečnější a v tabulce to nikdy nešlo. Když někomu později přijde hodnota divná, není odkázaný na dohady. Otevře si snímek a vidí, co na číselníku skutečně bylo. Fotka navíc ukáže i stav samotného zařízení. Odečet se tím stává doložitelným úkonem, ne číslem, kterému se musí věřit.
Systém upozorní dřív, než je pozdě. Když se něco vychýlí, uživatel to vidí na první pohled a jedním prokliknutím se dostane přímo k té položce. Případně mu přijde e-mail.
Hlídá i to, co dřív hlídal jen člověk. Termíny revizí, kontrol a výměn přístrojů nebo platnost smluv s odběrateli. Objednávka závozu paliva odejde dodavateli rovnou z aplikace a dají se v ní nastavit i trasy závozů. Ze zadaných dat aplikace připraví podklady pro fakturaci, výkazy a přehledy.
A jedna věc, na kterou se při podobných projektech zapomíná. Ta stará tabulka se zavřela. Kdyby zůstala otevřená vedle, půlka lidí by v ní pokračovala dál a celá práce by byla k ničemu. Proč se to stává i po dobře odvedeném nasazení, jsme rozebrali v článku o tom, co se v den spuštění vypíná.
Pozná se to i jinde
Kotelny jsou specifické, ale cesta, kterou tahle evidence prošla, ne. Tabulku, která vznikla vedle systému a postupně převzala kus provozu, má skoro každá firma. Jak poznat, že je čas s ní něco udělat, a jestli ji zapracovat do systému, nebo z ní udělat samostatnou aplikaci, jsme sepsali v článku Proč tabulka v Excelu přežije i váš informační systém.
Máte ve firmě podobnou evidenci? Napište nám několika větami, co v ní vedete. Popis projdeme a řekneme vám konkrétně, co by se s tím dalo udělat a jestli se to vyplatí.
Aplikace z tohoto příběhu se dnes jmenuje KTK Kotelna.