Na první pohled jasná volba
Postavit si nástroj doma je rychlé a skoro zadarmo. Zadat ho ven stojí peníze a čeká se na něj. Takhle se to porovnává nejčastěji a v tu chvíli to vypadá jasně.
Jenže se tím srovnává jen začátek. To, co rozhoduje, přijde až potom, a u obou cest je to něco jiného. U vlastního nástroje platíte časem svých lidí a tím, že všechno kolem musíte vyřešit sami. U zadaného řešení platíte penězi a dostáváte k tomu někoho, kdo ho udržuje, hlídá změny v předpisech a zná návaznosti z jiných firem.
Pokud zvažujete, že řešení zadáte ven, vyplatí se zeptat na jednu věc dopředu. Za jak dlouho u vás přibude jeden nový údaj na zakázce tak, aby se propsal do výroby a vytiskl se na dodacím listu? Zákazník takový požadavek vnímá jako drobnost, přitom se dotkne několika míst naráz, a právě na tom se pozná rozdíl mezi dodavateli. Dostat dnes data ze systému ven zvládne skoro každý, i bez dodavatele. Těžší je do něj něco přidat.
Níže je shrnuté, co u vlastní cesty přijde na řadu, ať je z čeho vycházet při rozhodování.
Proč takové nástroje vznikají
Člověk uvnitř firmy má jednu výhodu, kterou žádný dodavatel nemá. Zná ten proces zevnitř, nemusí ho nikomu vysvětlovat a ví, kde se v něm ztrácí čas. Když k tomu dnes přidá umělou inteligenci, má první verzi hotovou za víkend a v pondělí už ji někdo používá.
Vzniká tak evidence, která sedí na to, jak firma doopravdy pracuje, a bývá v ní víc užitečného než v lecjakém nakoupeném nástroji. Není to nouzové řešení ani něco, za co by se měl kdokoli stydět.
Druhý důvod bývá méně příjemný. Nástroj často vznikne prostě proto, že na drobnou úpravu se čeká dlouho. Po pár takových čekáních se člověk přestane ptát a udělá si to sám. Není to vzpoura proti IT ani proti dodavateli, je to reakce na to, jak dlouho ta cesta trvá.
Jen se u toho vyplatí vyřešit pár věcí dřív, než se na tom nástroji začne točit něco podstatného. Po roce se totiž řeší hůř.
Jak poznáte, že nástroj počítá správně
Tohle je u nástrojů postavených s AI nové. Dřív si člověk mohl vzorec v tabulce přečíst a zkontrolovat, co dělá. Dnes vznikne nástroj, který vrací čísla, ta vypadají rozumně a jejich správnost se ověřuje složitě.
U kusovníku z výkresu to znamená, že může chybět jeden díl. Nabídka se pošle, zakázka se vyrobí a na ten díl se přijde až ve výrobě nebo u fakturace. Chyba se přitom nijak neohlásí, protože nástroj nespadne a nic nehlásí. Prostě vrátí výsledek, který je o kus vedle.
Řešení není složité, jen se na něj musí myslet hned na začátku. Vzít dvacet případů, u kterých znáte správný výsledek, a porovnat je s tím, co vrátí nástroj. A tu kontrolu jednou za čas zopakovat, protože co platilo na jaře, nemusí platit po úpravě na podzim.
Odkud data berete a kam pokračují
Nástroj málokdy stojí úplně sám. Něco si bere z jiného systému a jeho výsledek někdo dál používá, třeba pro fakturaci nebo pro plánování.
Když se mezi těmi místy data přepisují ručně, vznikne druhá pravda. Pak se na poradě místo rozhodování řeší, které číslo platí. Tomuhle se dá předejít tím, že si firma hned na začátku řekne, co je zdroj a co je jen odvozený pohled.
O tom, jak poznat, kdy agendu nechat zvlášť a kdy ji převést do systému, jsme psali v článku Evidence v Excelu vedle ERP: převést ji do systému, nebo do aplikace?
Co se stane, až se změní pravidla
Vlastní nástroj se staví podle toho, jak věci platí dnes. Jenže sazby, lhůty i povinné náležitosti dokladů se mění a u informačního systému změny hlídá dodavatel, protože je to jeho práce. U nás jsou součástí toho, co dodáváme, a je to jeden z důvodů, proč se vyplatí mít za sebou někoho, kdo se jim věnuje dlouhodobě.
U nástroje postaveného uvnitř firmy to nehlídá nikdo, pokud se na tom předem nedomluvíte. Řekněte si tedy, kdo bude ty změny sledovat a kdo je do nástroje promítne. Je to drobnost, která se pozná až ve chvíli, kdy je pozdě.
Kde aplikace běží a co když se ztratí data
U věcí, které vznikly rychle, se na tohle často zapomíná. Běží to na notebooku jednoho člověka, data jsou ve sdílené složce bez zálohy a přístup k tomu má kdokoli, kdo se do té složky dostane.
Nejde o nic složitého. Stačí vědět, kde aplikace běží, kdo se k ní dostane a jestli se zálohuje. Kdyby zítra zmizela, jak dlouho by trvalo dát data dohromady?
A pak je tu člověk, který nástroj vymyslel a postavil
Nástroj vznikne v hlavě jednoho člověka a ten mu rozumí nejlíp. To není problém, dokud je po ruce.
Stojí ale za to si říct, co se stane, až dostane jinou práci nebo mu na to nezbude čas. Nemusí z firmy odejít, stačí, že se posune jinam. Pokud o nástroji ví ještě někdo další a je někde napsané, kde běží a odkud bere data, je to otázka jednoho odpoledne. Pokud ne, začnou se kolem toho tvořit pomocné tabulky, což je přesně ta situace, které jste se chtěli vyhnout.
Specializovaná aplikace umí svoji část
Nástroj postavený na jednu agendu bývá v té své části lepší než cokoli univerzálního. Zná jeden proces a dělá ho přesně tak, jak ho firma potřebuje.
Co k němu chybí, je přehled o okolí. Tedy co té agendě předchází, co na ni navazuje a co se stane o tři kroky dál. Změníte něco ve skladu a projeví se to ve fakturaci, v účetnictví i v tom, co uvidí mistr ve výrobě. Tohle je přesně ta část, kde se vyplatí mít po ruce někoho, kdo ty návaznosti zná z jiných firem a sleduje i to, co se mění v předpisech.
Bereme to jako rozdělení rolí. Vy znáte svůj proces nejlíp, my víme, co kolem něj bývá, a dohromady z toho vyjde řešení, které vydrží.
Jak poznáte, že nástroj přestal stačit
Nástroj, který firmě slouží, nemá smysl rušit jen proto, že vznikl doma. Smysl má vědět, kdy přestává stačit, a mít představu, co dál.
Pozná se to takhle. S nástrojem pracuje víc lidí, než na kolik byl stavěný. Výsledky se přepisují do dalšího systému. Přibyly požadavky, které autor nestíhá doplňovat. A vedle nástroje se začínají objevovat pomocné tabulky.
Pak jsou v zásadě čtyři cesty. Nechat nástroj být a jen ho propojit s ostatním. Rozvíjet ho dál vlastními silami, pokud na to máte člověka a čas. Nechat si tu agendu postavit jako samostatnou aplikaci od dodavatele, takže zůstane zvlášť, ale starost o ni leží jinde. Nebo tu agendu převést do informačního systému. Pro první odhad, kam ve firmě patříte, může pomoct checklist dvanácti signálů.
Jak může vypadat ta první cesta, tedy nechat si vlastní nástroj a propojit ho se systémem, jsme popsali na příkladu AI nad výkresy v článku Propojení AI s ERP.
Vlastní nástroj není ani dobrá, ani špatná volba. Rozhodnutí padne podle dvou věcí. Jak moc ta agenda navazuje na zbytek firmy a kolik času jsou vaši lidé ochotní věnovat tomu, co přijde po prvním spuštění. Čím víc toho kolem je, tím víc se vyplatí mít za sebou někoho, kdo to dělá denně.