Když se situace uchopí za správný konec, dá se ten největší nápor zvládnout bez toho, abyste museli zastavit výrobu.
5 fází, které vás čekají (a neminou)
Zavedení informačního systému není žádná černá magie. Je to vlastně celkem předvídatelný proces.
- Analýza/Studie. Vždycky každému říkáme, že tohle je fáze, na které si hodně potrpíme. Na začátku se v podstatě jenom ptáme. Jak děláte tohle? Proč zrovna takhle? Cílem je do detailu pochopit vaši firmu. Přijedeme za vámi, popovídáme si nejenom v kanceláři, ale půjdeme se podívat i do skladu a do výroby. Potřebujeme zkrátka vidět, jak vaši zaměstnanci reálně pracují. I na základě toho pak doporučíme nejen správné softwarové postupy, ale také vhodný hardware. Není to zdržování, je to základ, bez kterého se nehneme a díky kterému se vyhneme složitým a drahým předělávkám v budoucnu.
- Implementace. Narozdíl od Studie je fáze implementace převážně v naší režii. Sedíme a nastavujeme systém tak, aby vám vyhovoval, aby odpovídal předem schválené Studii. Vy mezitím pracujete dál. Občas se přihlásíme s upřesňujícím dotazem, začínáme chystat data a školení.
- Příprava dat. Tady se ukáže pravda. Zjistíte, že vaše Excely nejsou až tak jednoduché, obsahují složité vazby a spoustu duplicit. Bude potřeba to vyčistit. Kdo do nového systému pustí špinavá data, ten z něj taky dostane špinavé výstupy.
- Školení. V této fázi vám systém už konečně dáme do ruky a vy se to snažíte rozbít. Nepovede se vám to. :-) Naši odborníci vás krok za krokem seznamují nejenom se systémem jako takovým, ale i s postupy, které je potřeba ve vaší firmě dodržovat. Nebojte se, jsme trpělivý a ten systém taky není raketová věda.
- Rutinní provoz. Díky předchozím krokům víme, a vy také, že ostrý start v novém systému pro vás není krok do neznáma, ale od prvního kroku víte, co děláte, víte, kam sáhnout. Systém vás nebrzdí, ale pomáhá vám.
Akceptační testy: vaše záchranná brzda
Dost se nás ptáte na "akceptační testy ERP". Zní to možná trochu korporátně, ale v praxi je to ten moment, kdy si za nový systém poprvé sednou vaši lidi a zkusí si v něm nanečisto odpracovat svůj běžný den.
Proč byste je měli chtít dělat? Protože nekupujete zajíce v pytli. Musíte si na to sáhnout a zjistit, jestli to reálně dělá to, na čem jsme se na začátku domluvili. A hlavně – tyhle testy dělají vaši zaměstnanci, ne ajťáci. Ti zjistí, kde to ještě drhne, a my to stihneme doladit, než se systém pustí naostro.
Kdo si to od vás odpracuje?
Ne, my za vás ten systém sami nezavedeme. Budeme vás potřebovat. Koho přesně?
- Vedoucího projektu: Člověka, co má věci na starost a má vyhrazený čas. Pokud dáte projekt někomu jen tak jako "bokovku" po večerech, není to správná cesta.
- Klíčové uživatele: Lidi z výroby, ze skladu, z obchodu. Ale pozor, nevybírejte ty, co mají zrovna nejvíc času. Potřebujete ty, co své práci nejvíc rozumí.
Zabere jim to čas? Ano. Ale určitě to neznamená, že tři měsíce nebudou moct dělat svou normální práci.
3 tipy, jak neposlat nový projekt ke dnu (čistě z praxe)
Už jsme těch systémů nasadili celou řadu. Tohle jsou věci, na kterých to krachuje nejčastěji:
- Nekopírujte všechna stará data do nového systému. Tohle je naprostá klasika. Firma chce, aby nový systém dělal přesně ty samé nesmyslné kliky navíc jako ten starý. Nedělejte to. Přechod je ideální čas na úklid firemních procesů.
- Nešetřete na lidech a školení. Koupit super systém a pak nevysvětlit lidem, jak se pořádně ovládá, je plýtvání penězi.
- Mluvte se svým týmem. Zaměstnanci se logicky bojí změny. Když neví, co se chystá, začnou ten systém v duchu bojkotovat dřív, než ho vůbec uvidí.
Ale co naši lidi? Vždyť nerozumí počítačům!
Tohle slýcháme taky pořád. "Půlka dílny sotva ví, jak se zapíná počítač."
Buďte v klidu. Moderní nástroje (jako je náš informační systém KTKw) jsou intuitivní a už dávno nevypadají jako velín jaderné elektrárny. Pokud vaši skladníci umí večer zapnout chytrý telefon a poslat fotku, tohle zvládnou taky.
Navíc školení ERP dnes už neděláme tak, že bychom lidi zavřeli na tři dny do zasedačky s dvousetstránkovým manuálem. Školí se u stroje, na terminálu, v reálném provozu. Zmáčkni tohle, když potřebuješ vydat materiál. Potvrď tady.
Praxe je klíčová, zaměstnanci musí začít systém aktivně využívat, pak se budou cítit jako ryba ve vodě. A i kdyby ne, naše oddělení technické podpory je tu pořád pro vás. :-)