Projekt zavedení systému má jasný konec. Odejde se poslední schůzka, dodavatel přestane jezdit a všichni si oddechnou. Systém ale pokračuje dál a přibývá u něj práce, se kterou v harmonogramu nikdo nepočítal, protože se objeví až v provozu.
Pokud tuhle práci nikdo nedostane zadanou, obvykle skončí u člověka, který se o systém v projektu zajímal nejvíc. Dělá ji vedle své vlastní agendy a nikdo mu za to jiné povinnosti neubral, takže to drží jen do první nemoci nebo dovolené.
Co do té role patří
Uživatelé a přístupová práva
Nástup, odchod, přesun mezi odděleními. Kdo smí vidět ceny, kdo smí měnit skladové karty, kdo může schvalovat.
Číselníky a jejich pořádek
Nové zboží, noví dodavatelé, pracoviště, sazby. Bez někoho, kdo to hlídá, vzniknou duplicity a za rok se v číselníku nikdo nevyzná.
Ceny a sazby
Změny ceníků, tarifů a režií, včetně toho, že je někdo musí promítnout do systému dřív, než začnou platit.
Aktualizace
Novou verzi dostanete od dodavatele ke stažení, nasadit si ji ale musíte sami. Patří k tomu rozhodnout kdy, vyzkoušet ji dopředu a vědět, co dělat, když se něco chová jinak než dřív.
Zálohy a obnova
Nejen že zálohy běží, ale že si někdo aspoň jednou ověřil, že se z nich dá obnovit.
Drobné požadavky uživatelů
Nová sestava, jiné seřazení, doplněné pole. Někdo je musí posbírat, rozhodnout, co dává smysl, a předat dál.
Co přesně takový správce v systému dělá, je podrobněji na stránce IT technik a správce IS.
Není to IT role, aspoň ne celá
Část téhle práce je technická a patří k IT. Druhá část ale vyžaduje znalost firmy, ne serverů. Rozhodnout, jestli nová skladová karta patří do existující skupiny, nebo jestli má mít někdo přístup k maržím, neumí člověk, který zná jen infrastrukturu.
V praxi to proto bývá rozdělené mezi dva lidi. Jeden hlídá technickou stranu, druhý obsahovou. V menší firmě to zvládne jeden člověk, ale je dobré vědět, že jsou to dvě různé dovednosti.
Co zůstává na vás
Správa systému po spuštění je práce firmy, ne dodavatele. Dodavatel dodá novou verzi ke stažení a je k ruce, když je potřeba zasáhnout do nastavení nebo doplnit funkci, ale zakládání uživatelů, pořádek v číselnících, ceny a sazby ani načasování aktualizace za vás nikdo neudělá.
Zádrhel nastává ve chvíli, kdy se počítá s obojím a nedomluví se, kdo co dělá. Pak se na drobnosti čeká, protože každý předpokládá, že to řeší ten druhý. Vyplatí se proto hranici pojmenovat ještě v projektu, ne až při prvním požadavku.
Co si ujasnit ještě před spuštěním
- Kdo zakládá nového uživatele a do kdy to má být hotové.
- Kdo rozhoduje o přístupových právech, když si o ně někdo řekne.
- Kdo sbírá požadavky na změny a jak často se předávají dodavateli.
- Kdo je zástupce, když je tenhle člověk nemocný nebo na dovolené.
- Kolik času na to ten člověk dostane, aby to nebyla práce navíc k plnému úvazku.
Je to pět otázek, které se dají probrat za půl hodiny, a ušetří měsíce dohadování, až se systém rozjede.
Proč na tom záleží víc, než se zdá
Systém se nerozpadne ze dne na den. Rozpadá se pomalu: v číselníku přibude třetí varianta téhož materiálu, lidé si začnou vést vlastní tabulku, protože na sestavu by museli čekat, a po roce se firma rozhoduje podle čísel, kterým sama nevěří.
Většinou za tím nejsou chyby systému, ale to, že se o něj nikdo nestaral. O tom, proč je důležité starý postup po spuštění opravdu ukončit, jsme psali v článku Co se v den spuštění vypíná.
Co s tím udělat dál
Projděte si těch pět otázek výše a doplňte k nim jména. Pokud u některé nikoho nenajdete, je to místo, kde vám systém začne stárnout dřív, než by musel. Celou sérii pak uzavírá jednoduchá myšlenka, kterou jsme začínali: systém pořizuje jeden člověk, ale pracovat s ním bude celá firma, a stejně tak se o něj někdo musí starat dál. Přehled podle rolí najdete v prvním díle Co z informačního systému má kdo ve firmě.