Když se podepíše smlouva, řeší se harmonogram, moduly a termín spuštění. Otázka, kdo za firmu bude projekt dělat, se často odbyde větou, že se na tom budou podílet všichni. Jenže projekt, který nemá jmenované lidi, se nikam neposune, protože každý má svou práci a tahle je navíc.
Následující role nemusí být obsazené pěti lidmi. V menší firmě jich několik drží jeden člověk a to je v pořádku, pokud je jasné, kdo kterou z nich má. O tom, co z hotového systému která profese má, jsme psali v článku Co z informačního systému má kdo ve firmě.
Zadavatel, který může rozhodnout
Kdo to je: obvykle jednatel nebo majitel.
Co v projektu dělá: rozhoduje ve chvíli, kdy se dva lidé ve firmě neshodnou na tom, jak se má něco dělat. Takových situací přijde v každém projektu několik a stačí, když na ně někdo řekne poslední slovo.
Na co pamatovat: nemusí chodit na schůzky, ale musí být k zastižení. Rozhodnutí, které čeká týden, posune celý harmonogram.
Vedoucí projektu za firmu
Kdo to je: člověk, který má přehled a zároveň dost prostoru se projektu věnovat. Nemusí to být ten nejzkušenější.
Co v projektu dělá: ví, co se zrovna děje, komu co chybí a co se čeká od dodavatele. Drží komunikaci na jednom místě, takže se nerozpadne do deseti e-mailových vláken.
Na co pamatovat: dodavatel má svého vedoucího projektu vždycky. Když ho má i firma, jednání jsou kratší a rozhodnutí rychlejší.
Klíčoví uživatelé za jednotlivé oblasti
Kdo to je: lidé, kteří tu agendu dělají dnes a budou ji dělat i v novém systému, typicky za sklad, výrobu, obchod a ekonomiku.
Co v projektu dělá: popíší, jak to u vás opravdu chodí, včetně výjimek, ověří, že to systém zvládne, a jsou první, kdo se se systémem naučí pracovat.
Na co pamatovat: čím líp agendě rozumí, tím míň se nastavení předělává. Kapacita se dá uvolnit, znalost provozu nahradit nejde.
Člověk, který se postará o data
Kdo to je: ten, kdo s číselníky a kartami pracuje a pozná, co v nich platí.
Co v projektu dělá: rozhodne, co se převádí, co se při té příležitosti zruší a kdo opraví, co je špatně. Týká se to číselníků, karet zboží, zákazníků, dodavatelů, skladových zásob i rozpracovaných zakázek.
Na co pamatovat: je to nejméně vděčná část projektu a zároveň ta, která nejvíc rozhoduje o tom, jestli se novému systému bude věřit.
Správce systému
Kdo to je: člověk, který se o systém stará po spuštění, uvnitř firmy nebo na straně dodavatele.
Kdo co zajišťuje
Zavedení systému je společná práce a vyplatí se mít od začátku jasno, co je na kom. Takhle si to obvykle dělíme my se zákazníkem.
Na straně dodavatele
- Analýza a návrh řešení — projít skutečné procesy, navrhnout, jak je pokrýt, a dát k tomu harmonogram i rozpočet.
- Implementace — instalace, nastavení parametrů, převody dat, založení uživatelů a přístupových práv.
- Školení a akceptační testy — systém běží v cílovém nastavení a na zkušebním příkladu se společně ověří, že funguje, než se přejde do ostrého provozu.
- Vedení projektu — kdo za dodavatele drží termíny a komunikaci.
Na straně zákazníka
- Jeden člověk s rozhodovací pravomocí jako protějšek projektu.
- Klíčoví uživatelé za jednotlivé oblasti — k dispozici na konzultace při analýze a na školení.
- Přístup ke stávajícím datům v elektronické podobě, pokud existují: číselníky materiálu a položek, zákazníci, dodavatelé.
- Rozhodnutí, co se převádí a co se začíná nanovo. Čistý start bývá levnější než převod nepořádku, ale je to rozhodnutí zákazníka, ne dodavatele.
V jaké fázi je kdo potřeba nejvíc
- Analýza a nastavení. Klíčoví uživatelé a zadavatel. Tady se rozhoduje, jak bude systém fungovat, a opravovat to později je dražší.
- Příprava dat. Člověk přes data, k tomu lidé ze skladu a z obchodu, kteří poznají, co je v číselnících nesmysl.
- Testování. Klíčoví uživatelé, a to na vlastních datech a na vlastních scénářích, ne na předvedené ukázce.
- Školení a spuštění. Školíme my, nejdřív klíčové uživatele. Teprve když si vše vyzkoušejí a potvrdí, že nastavení sedí, školíme koncové uživatele.
- První týdny provozu. Všichni, kdo v systému pracují, protože teprve ostrý provoz ukáže věci, na které při zadání nikdo nepomyslel. Vedoucí projektu a správce systému je sbírají a řeší.
Kolik to zabere času
Poctivá odpověď zní, že to závisí na počtu agend, které se zavádějí, a na stavu dat. Místo odhadu na hodiny proto doporučujeme jinou otázku, kterou si firma umí zodpovědět sama: kolik času týdně dokáže každý z jmenovaných lidí projektu dát, aniž by přestal stíhat svou běžnou práci.
Pokud odpověď zní, že žádný, je to první věc k vyřešení, protože projekt tím nezmizí, jen se protáhne a práce se nakonec udělá ve spěchu před spuštěním. Kde bude zátěž největší, je vidět v přehledu fází výš. Nejvíc práce padne na analýzu, přípravu dat a testování, tedy na dobu, kdy systém ještě ani neběží.
Čtyři známky, že tým není sestavený dobře
- Na schůzkách se opakuje, že se to musí ještě s někým probrat.
- Za celou oblast mluví člověk, který ji sám nedělá.
- Data měl připravit „někdo z IT", přestože rozhodnout, co je platné, může jen ten, kdo s nimi pracuje.
- Pro případ nemoci nebo dovolené není u žádné role zástupce.
Co s tím udělat dál
Napište si role z tohoto článku na papír a ke každé jméno. Tam, kde zůstane prázdné místo, bude projekt váznout, a je lepší to vědět před podpisem než v polovině. Jak na přípravu navázat dál, jsme popsali v článku Proč implementační příprava rozhoduje o úspěchu ERP projektu.