Dokumenty od zákazníků a dodavatelů už nikdo nemusí přepisovat ručně
Aplikace je přečte. Vám zůstane kontrola a rozhodnutí.
KTK Vytěžování čte e-maily a dokumenty od zákazníků a dodavatelů a připraví z nich data rovnou pro informační systém KTKw. Z poptávky sestaví návrh nabídky s cenou podle ceníku odběratele, z atestu vytěží hodnoty a po kontrole je zapíše k šarži na příjemce. Pro obchodníky s hutním materiálem.
Dvě agendy, na kterých se dnes přepisuje nejvíc
Poptávka od zákazníka i atest od dodavatele přijdou jako dokument a v informačním systému z nich musí vzniknout data. Tuhle cestu zkrátí KTK Vytěžování.
Poptávky od zákazníků
Z poptávkového e-mailu vytěží položky, dohledá zákazníka, napáruje zboží na skladový katalog a z KTKw dotáhne dostupnost i cenu. Výsledkem je návrh nabídky, návrh odpovědi a rozpracovaný doklad v KTKw.
Jak to funguje →Atesty od dodavatelů
Z inspekčního certifikátu podle EN 10204 vytěží tavbu, jakost, mechanické hodnoty i chemické složení. Obsluha je jen zkontroluje a potvrdí, hodnoty se zapíšou k šarži na příjemce.
Jak to funguje →Poznáváte se?
- Poptávka na tři položky zabere deset až dvacet minut hledání v adresáři, katalogu a ceníku. A to ještě nikdo nepřemýšlel o ceně.
- Obchodník nabídne cenu a teprve potom zjistí, že zákazník má pohledávky po splatnosti.
- Poptávka přijde psaná v odstavci, v příloze nebo ve slovenštině a položky se přepisují řádek po řádku.
- Z atestu se u každé tavby ručně přepisuje zhruba pětadvacet údajů. Hodnoty přitom budete potřebovat při expedici i při reklamaci.
- Odběrateli odchází sken atestu od výrobce s cizí hlavičkou, ne dokument vaší firmy.
Přípravu udělá aplikace. Rozhodnutí o ceně a kontrola hodnot zůstávají na vás.
Od e-mailu k rozpracované nabídce v KTKw
Příprava nabídky se zkrátí z desítek minut na jednotky. Obchodníkovi zůstane rozhodnutí o ceně a kontrola.
E-mail se načte
Přetáhnete zprávu z Outlooku, soubor EML, PDF nebo Excel. Čtou se i přílohy, naskenovanou poptávku přečte model, který vidí obrázky. U přeposlané zprávy aplikace pozná původního odesílatele.
Položky se vytěží
Úhlednou poptávku zvládnou pravidla bez AI, i bez internetu. Na text psaný větami nebo množství napsané slovy je druhé tlačítko s AI. Aplikace pozná, jestli jde o poptávku, nebo závaznou objednávku.
Zákazník se dohledá
Podle e-mailu, IČO, domény nebo názvu. Pobočky se sečtou podle IČO. Firmu, která v adresáři není, dohledá v ARESu, prověří v insolvenčním rejstříku a v registru nespolehlivých plátců a nabídne ji založit.
Zboží se napáruje na katalog
Podle rozměru, druhu, jakosti, provedení, tvaru průřezu a u hliníku slitiny. U každého návrhu vidíte procento shody a podle čeho vznikla. Když vyberete jinou položku, aplikace si to zapamatuje.
Dostupnost a cena z KTKw
Stav skladu, počet taveb, dostupnost atestu a naposledy prodaná cena u téhož zákazníka. Cenu počítá KTKw podle ceníku odběratele, množstevních pásem a plovoucí ceny. Aplikace si nic nedopočítává.
Nabídka, odpověď a doklad
Návrh nabídky s přepočtem na kilogramy, k tomu text odpovědi do e-mailu. Jedním tlačítkem pak v KTKw vznikne rozpracovaná nabídka, nebo objednávka přijatá. Vystavení zůstává na obchodníkovi.
Hodnoty z atestu k šarži bez přepisování
Atest se načte sám, hodnoty se vytěží a obsluze zůstane jen kontrola a potvrzení. Dokud tavbu nepotvrdí, do KTKw se nezapíše nic.
Atest dorazí
Do hlídané e-mailové schránky nebo sledované složky, případně ho přetáhnete do okna jako PDF nebo celý e-mail. Stejný atest se nenačte dvakrát a originál zůstává dohledatelný.
Hodnoty se vytěží
Od nejlevnějšího způsobu: text PDF a známé šablony dodavatelů, u skenů OCR (čeština, angličtina, němčina, italština), AI jen u netypických atestů. Více taveb na jednom atestu se rozdělí.
Obsluha zkontroluje
Vlevo původní dokument, vpravo vytěžené hodnoty, každá v dokumentu barevně zvýrazněná. Aplikace upozorní na hodnotu mimo meze jakosti, chybějící údaj, rozpor nebo víc atestů k jedné tavbě.
Zápis k šarži v KTKw
Po potvrzení se hodnoty zapíšou ke kartě a šarži na příjemce, originál PDF k hlavičce příjemky. Ručně zadané hodnoty se nepřepisují. Atest, který dorazí dřív než zboží, počká.
Vlastní inspekční certifikát
Z hodnot u šarže se tiskne certifikát ve vaší grafice, k výdejce stejně jako dosud. Odběrateli odchází dokument vaší firmy, ne sken od výrobce.
Přehled příjemek
Kde atest už je, kde se na něj čeká a kde je potřeba rozhodnout mezi více atesty. Pracovní fronty dělí práci na „ke kontrole", „bez tavby" a „s upozorněním".
Identifikace
- tavba, jakost a norma
- druh dokumentu podle EN 10204
- číslo a datum certifikátu
- výrobce
Mechanické hodnoty
- mez kluzu a pevnost
- tažnost
- vrubová houževnatost
- tvrdost
Chemické složení
- C, Mn, Si, P, S
- Cr, Ni, Cu, Mo, V
- Nb, Ti, Al, N, B
- uhlíkový ekvivalent CEV
Vaše data zůstávají u vás
Běží u vás, nad vaším KTKw
Aplikace pracuje s vaší databází KTKw a data zůstávají v ní. Klient KTKw se nijak nemění.
Do AI jde jen dokument
Text e-mailu s přílohami, nebo atest. Ceny, stav skladu ani adresář odběratelů databázi neopouštějí. U každé hodnoty z atestu je vidět, odkud pochází: z textu dokumentu, z OCR, od AI, nebo z ručního zadání.
AI je volitelná a pod vaší kontrolou
Bez klíče aplikace funguje dál, jen vytěžuje pravidly. Poskytovatele AI i klíč volíte vy, s měsíčním limitem. Model se použije jen tam, kde je opravdu potřeba.
Bez člověka se nic nezapíše
Zákazníkům se nic neodesílá. Nabídka i objednávka vznikají v KTKw jen rozpracované a hodnoty z atestu se zapíšou až po potvrzení obsluhou.
Vytěžujete i přijaté faktury?
Na faktury, účtenky a skeny dokladů máme v informačním systému KTKw modul Vytěžování faktur napojený na české řešení ALICE. Doklady převezme ze sběrné e-mailové adresy a připraví je k zaúčtování.
KTK Vytěžování se stará o obchod a nákup: poptávky od zákazníků a atesty od dodavatelů. Obojí můžete používat vedle sebe.
Komu aplikace přijde vhod
Obchodníkům s hutním materiálem, kteří pracují v informačním systému KTKw. Aplikace se opírá o jejich data: adresář odběratelů, skladový katalog, ceníky a příjemky. Vyzkoušená je na reálných poptávkách z oceli i hliníku. Jak KTKw pokrývá obchod s hutním materiálem, popisuje oborové řešení Rozměrový hutní materiál.
Co od vás budeme potřebovat
- e-mailovou schránku nebo složku, kam vám chodí atesty od dodavatelů
- vzorek atestů od vašich obvyklých dodavatelů, na kterých vytěžení ověříme
- rozhodnutí, jestli chcete tisknout vlastní inspekční certifikát
- vlastní klíč k AI, pokud má vytěžování podporovat jazykový model
Na co se ptají nejčastěji
Musíme používat umělou inteligenci?
Ne. Bez klíče k AI aplikace funguje dál a vytěžuje pravidly. Na úhlednou poptávku i běžný atest to stačí. Model pomůže tam, kde je poptávka psaná větami, množství je napsané slovy nebo je atest netypický či špatně čitelný.
Co přesně se posílá do modelu AI?
Jen samotný dokument: text e-mailu s přílohami, nebo atest (u skenu obrázek stránky). Ceny, stav skladu ani adresář odběratelů databázi neopouštějí. U poptávky je v aplikaci vidět celý dotaz, který odešel, i odpověď modelu.
Odešle aplikace nabídku zákazníkovi sama?
Ne, nic se zákazníkům neodesílá. Odpověď je návrh, který obchodník zkopíruje do e-mailu. Doklad v KTKw vzniká vždy jen rozpracovaný a vystavení zůstává na obchodníkovi.
Co když se položka nenapáruje nebo k ní KTKw nedá cenu?
Nic se neztratí. Položka bez ceny se zapíše s nulovou cenou a aplikace ji vypíše do poznámky dokladu, stejně jako řádky, ke kterým nenašla skladovou položku. V návrhu odpovědi jsou také.
Pozná aplikace, že zákazník poslal rovnou objednávku?
Ano. Místo nabídky pak nabídne založit rozpracovanou objednávku přijatou, s číslem objednávky zákazníka a požadovaným termínem dodání. Druh dokladu jde přepnout i ručně.
Co když atest dorazí dřív než zboží?
Počká. Hodnoty se k šarži doplní samy, jakmile se šarže zadá na příjemku.
Nepřepíše aplikace hodnoty, které jsme zadali ručně?
Ne. Ručně zadané hodnoty v KTKw aplikace nepřepisuje. A když pro jednu šarži připadají v úvahu dva atesty, nezapíše nic a rozhodnutí nechá na obsluze.
Chcete aplikaci vidět?
Ukážeme vám KTK Vytěžování na vzorových poptávkách a atestech. Pošlete nám pár svých a uvidíte, jak si s nimi poradí.
Napište nám, jaké poptávky a atesty vám chodí a kolik jich zhruba je. Ozveme se a domluvíme ukázku.