Už žádný chaos v revizích.
Mějte jistotu, kde je vždy aktuální verze návodu nebo směrnice.
Kolegové dál píšou dokumenty ve Wordu. Aplikace pozná, že je k dispozici nová verze, ukáže vám, co se v ní změnilo, a po vašem potvrzení ji zveřejní. Starou verzi přitom archivuje.
Poznáváte se?
Kvalita
Kvalitář doplní do pracovní instrukce novou kontrolu. V oběhu jsou ale tři verze a nikdo neví, která platí. Chybu najde až audit.
Kancelář
Personalistka upraví směrnici o cestovních náhradách. Kolegové dál vyplňují podle staré verze, kterou mají uloženou u sebe, a účtárna vrací výkazy.
Bezpečnost
Bezpečnostní technik doplní do návodu k obsluze nové upozornění. Kolegové ale otevírají starou verzi, kde chybí.
Ve všech třech případech pomůže totéž: jedno místo, kde je vždy platná verze. Nová se hned zveřejní, stará se archivuje a každý ví, kam pro aktuální dokument sáhnout.
Od upraveného Wordu po zveřejnění ve třech krocích
Bez ručního přepisování a bez nutnosti umět programovat.
Odevzdáte dokument
Kolega odevzdá aktualizovaný dokument (DOCX). Appka ho převede na HTML a zachová formátování, obrázky i strukturu kapitol.
Zkontrolujete rozdíly
Appka ukáže rozdíl oproti předchozí verzi. Je přesně vidět, co se v dokumentu změnilo, než to jde ven na web.
Zveřejníte jedním tlačítkem
Nová verze se nahraje na web a stará se archivuje. Pokud používáte i KTK SmartDocs, zároveň se aktualizuje AI asistent.
Všechno pro aktuální dokumentaci na jednom místě
Převod Wordu pro web
Dokument ve Wordu appka jedním klikem převede do podoby pro web, včetně obrázků a struktury kapitol, bez ručního přepisování formátování.
Rozdíly před publikací
Vidíte přesně, co se v dokumentu změnilo oproti předchozí verzi, dřív než to jde ven.
Publikace na web
Nahrání vygenerovaných HTML souborů na web přímo z appky, bez dalšího nástroje navíc.
Bezpečně uložené přístupy
Hesla, přes která appka zveřejňuje dokumenty, jsou uložená šifrovaně a nedají se přenést zkopírováním nastavení na jiný počítač.
Hromadné zpracování dokumentů
Jedním kliknutím můžete aktualizovat desítky vybraných souborů nebo je hromadně převádět do formátů vhodných pro sdílení a digitální použití.
Flexibilní režimy pro každou firmu
Pracuje s dokumentací jeden člověk, nebo celý tým? Systém nabízí režim přímého vkládání i proces přes sběrnou složku pro finální schválení odpovědnou osobou.
Co vám KTK Správa dokumentace přinese?
- Konec práce se zastaralými verzemi: Už žádné chyby způsobené použitím neplatných návodů nebo směrnic. Uživatelé mají okamžitý přehled, který dokument je aktuální a co už patří do archivu.
- Výraznou úsporu času při aktualizacích: Zapomeňte na zdlouhavé ruční přepisování a nahrávání souborů po jednom. Díky hromadným aktualizacím a automatickému párování nových verzí zvládnete správu dokumentace za zlomek času.
- Snížení administrativní zátěže a chybovosti: Aplikace vás provede procesem ukládání a aktualizace tak, aby se minimalizovalo riziko lidského selhání. Automatizované procesy archivace starších verzí udržují váš pracovní prostor čistý.
- Kvalitní podklady pro audit a ISO normy: Mějte nezvratný přehled o historii změn a verzování. Vizuální porovnání rozdílů mezi starou a novou verzí vám umožní bleskovou kontrolu před schválením.
Z Wordu na web a AI index jedním tlačítkem
Aby AI asistent KTK SmartDocs mohl odpovídat na dotazy, potřebuje dokumenty připravené v určité podobě. KTK Správa dokumentace to zvládne za vás: stejným kliknutím, kterým zveřejníte novou verzi, se aktualizuje i AI index. Asistent tak hned odpovídá podle aktuálních dokumentů.
Pro firmy, kde se dokumentace často mění
Máte návody a směrnice, u kterých si nikdo není jistý, která verze platí?
KTK Správa dokumentace to ohlídá za vás.
Na co se ptají nejčastěji
Je to samostatný produkt, nebo součást KTK SmartDocs?
Obojí je možné. KTK Správa dokumentace funguje samostatně jako nástroj na správu verzí vaší dokumentace. Pokud k ní máte i AI asistenta KTK SmartDocs, připraví pro něj dokumentaci jedním tlačítkem, takže asistent vždy odpovídá podle aktuální verze.
Musí to obsluhovat programátor?
Ne. Nástroj je cílený na kolegu, který dokumentaci píše a spravuje, tj. obchodníka, technika nebo kvalitáře.
Jak poznáme, co se v dokumentu změnilo?
Před publikací appka ukáže rozdíl proti předchozí verzi, takže je přesně vidět, co se v dokumentu změnilo, než to jde ven na web.
Jak appka souvisí s KTK SmartDocs?
Jedním tlačítkem se HTML publikuje na web a zároveň se přestaví AI index pro KTK SmartDocs, takže asistent umí odpovídat i na nově přidaný obsah bez ručního zásahu do indexu.
Chci mít firemní dokumentaci pod kontrolou
Napište nám o vaší dokumentaci. Rádi probereme, jak by nasazení u vás vypadalo, samostatně, případně i s KTK SmartDocs.
Napište nám pár slov o tom, jak dnes dokumentaci spravujete a aktualizujete. Ozveme se a domluvíme další postup.