Nejdřív na rovinu k tomu titulku. Jeden den je reálný cíl, ale nepovede se sám od sebe. Zvládne ho firma, která má sklad fyzicky připravený, položky označené a rozdíly řeší průběžně. Kdo si od čtečky slibuje, že vyřeší nepořádek v regálech, bude zklamaný. Čtečka umí jen jedno: zbaví vás opisování. To je ale přesně ta část, kde se ztrácí většina času.
Kde se ten týden vlastně ztratí
Klasický průběh inventury na papíře vypadá tak, že dva lidé projdou sklad, zapíšou stavy na formulář a někdo je pak večer přepisuje do tabulek. Sečtení chvíli trvá, přepis chvíli trvá a hlavně: chyba se najde až na konci, když se výsledek srovná se systémem.
Tehdy začíná ta drahá část. U položky sedí rozdíl 40 kusů a nikdo neví, jestli je to skutečné manko, dvakrát sečtená paleta, nebo špatně přečtená sedmička. Takže se jde počítat znovu. Někdy jen ta jedna položka, někdy celý regál.
Snímání čárových kódů tuhle smyčku rozpojí. Položka se identifikuje jednoznačně, množství se zapíše hned do systému a rozdíl je vidět v momentě, kdy u toho regálu ještě někdo stojí.
Příprava, která o všem rozhodne
Na přípravu je potřeba počítat s několika dny, u větších skladů spíš s týdnem. Není to zdržování, je to důvod, proč pak samotná inventura zabere jeden den.
- Adresy skladových míst. Regál, sloupec, police. Bez adres máte jen rychlejší papír, protože stále nevíte, kde položka fyzicky je, a nemůžete si sklad rozdělit mezi lidi.
- Označení položek. Zboží od dodavatele má většinou EAN. Zbytek potřebuje vlastní etiketu a to je práce, kterou nejde udělat den předem.
- Jasné pravidlo pro pohyby. Ideálně se sklad na den zastaví. Pokud to provoz nedovolí, musí existovat fyzicky oddělená zóna pro příjem a expedici, která se počítá zvlášť nebo vůbec.
- Rozdělení úseků a lidí. Kdo počítá co, kdo řeší nejasnosti, kdo má právo zapsat opravu.
- Ověřená technika. Nabité terminály, otestované Wi-Fi pokrytí v uličkách, vytištěné etikety. Kovové regály umí signál srazit víc, než by člověk čekal.
Poslední bod bereme vážně, protože překvapení s pokrytím je jedna z nejčastějších komplikací. Když se ukáže, že v zadní části skladu terminál nekomunikuje, je dobré mít předem rozhodnuto, jestli se bude snímat dávkově do paměti a data se odešlou později.
Slepá inventura, nebo s předlohou?
Zdánlivá drobnost, která výrazně mění výsledek. Jde o to, jestli obsluha na terminálu vidí, kolik kusů systém očekává.
| Slepá inventura | S předlohou | |
|---|---|---|
| Co obsluha vidí | Jen položku, množství zadává sama | Očekávaný stav ze systému |
| Rychlost | Nižší | Vyšší |
| Spolehlivost | Vysoká | Nižší, svádí k potvrzování |
| Kdy ji použít | Cenné položky, skupiny s historií rozdílů | Velké množství drobných položek |
Lidská povaha je taková, jaká je. Když terminál napíše, že má být 120 kusů, a na polici je jich přibližně 120, málokdo je bude přepočítávat. Proto u položek, kde na přesnosti opravdu záleží, doporučujeme slepou variantu a předlohu nechat na spotřebním materiálu.
Jak samotné snímání vypadá
- Obsluha načte kód skladového místa, čímž systému řekne, kde se právě nachází.
- Načte kód položky. Terminál potvrdí, o co jde, včetně názvu.
- Zadá množství, nebo u malých počtů sejme každý kus zvlášť.
- Systém hned upozorní, když položka na tomto místě vůbec nemá být nebo když už byla v tomto úseku načtena.
- Po dokončení úseku se stav uzavře a systém spočítá rozdíly proti evidenci.
Ten čtvrtý bod je důvod, proč se snímání vyplatí i ve firmách, kde nejsou tisíce položek. Dvakrát sečtená paleta je nejběžnější chyba klasické inventury a tady na ni přijdete okamžitě, ne za tři dny.
Co s položkami, které kód nemají
Skoro každý sklad má skupinu zboží, kde standardní EAN nepomůže. Buď tam žádný není, nebo nestačí, protože potřebujete rozlišit víc než jen druh položky.
Typický příklad je rozměrový hutní materiál. Označení „plech" nic neřeší, potřebujete vědět rozměr, jakost, šarži a často i to, jaký zbytek po dělení na skladě reálně leží. V takových případech se tiskne vlastní etiketa a do kódu se dostane víc informací, k čemu se hodí spíš QR kód než klasický čárový.
Podobně to funguje u položek s omezenou dobou použitelnosti nebo u dílů s výrobním číslem. Pravidlo je jednoduché: co potřebujete při inventuře rozlišit, to musí být v kódu nebo v evidenci vedeno zvlášť.
Rozdíly nemažte, hledejte příčinu
Nejhorší, co se s inventurními rozdíly dá udělat, je srovnat je na skladovou kartu a jít domů. Tím se zahodí jediná zpětná vazba o tom, jak sklad reálně funguje. Za většinou rozdílů stojí několik opakujících se příčin:
- Výdej do výroby, který proběhl fyzicky, ale nikdo ho nezaevidoval.
- Záměna dvou podobných položek, typicky rozdílná velikost nebo barva stejného zboží.
- Rozdílné jednotky, kdy se něco nakupuje v kilogramech a vydává v kusech.
- Nezaevidovaný odpad, zmetek nebo vzorek pro zákazníka.
- Zboží uložené jinde, než mělo být, které se najde až v jiném úseku.
Pokud u položky sedí rozdíl každý rok, není to náhoda ani krádež. Je to chybějící nebo obcházený proces a inventura je jen místo, kde se to konečně ukáže.
Průběžná inventura místo jednoho velkého dne
Firmy, které nemohou provoz zastavit, se často posunou k cyklické inventuře. Sklad se rozdělí a jednotlivé části se počítají v průběhu roku, obvykle podle obrátky. Nejpohyblivější položky několikrát ročně, pomalu obrátkové jednou.
Výhoda je zřejmá: sklad nikdy nestojí a rozdíly se odhalí v době, kdy se ještě dá dohledat, odkud se vzaly. Nevýhoda je, že to vyžaduje disciplínu po celý rok, ne jen jedno odhodlání v prosinci. Bez snímání kódů to bývá administrativně náročné natolik, že se to po pár měsících přestane dělat.
Inventura majetku je jiná disciplína
Stojí za to je nemíchat. U skladu vás zajímá množství, u majetku spíš to, jestli konkrétní kus někde je a kdo ho má. Notebook nebo měřicí přístroj se neevidují po kusech, ale jednotlivě, s inventárním číslem a odpovědnou osobou. Snímání kódů je tam stejně užitečné, ale probíhá proti evidenci majetku, ne proti skladovým kartám.
Jak to řešíme my
V informačním systému KTKw je skladová evidence součástí modulu Logistika, na který navazuje podpora čárových kódů. Pro práci s terminály ve skladu slouží software pro přenosné terminály čárového kódu KTKm.
Firmám, které zatím celý ERP systém nepotřebují a chtějí začít u samotného snímání, nabízíme aplikaci KTK EasyScan. Vede evidenci tam, kde vzniká, tedy přímo u regálu.
Než pustíte lidi do skladu
Krátký seznam na ověření, že jste připravení:
- Každé skladové místo má svou adresu a je označené.
- Položky mají čitelný kód, u zbytku je hotová vlastní etiketa.
- Je rozhodnuto, co se stane s příjmem a expedicí v den inventury.
- Sklad je rozdělený na úseky a ke každému je přiřazený člověk.
- Je jasné, kdo rozhoduje o nejasnostech a kdo smí zapsat opravu.
- Terminály jsou nabité a vyzkoušené i v zadních uličkách.
- Víte, které skupiny počítáte slepě a které s předlohou.
Když je tohle splněné, jeden den je realistický. A hlavně nezůstane u toho, že čísla jednou v roce sedí. Označený sklad a snímání kódů se vyplácí každý den mezi inventurami, protože stejným způsobem probíhá příjem, výdej i expedice.