Past č. 1: Stěhování dat
Migrace dat se firmám v hlavě často zjednoduší na jeden krok "export a import dat ze starého systému". Realita je jiná. Data ve starém systému bývají roky nekonzistentní: duplicitní záznamy, různé formáty stejného údaje, položky vedené ve dvou systémech s mírně odlišnými hodnotami. A tohle čištění a mapování dat je primárně na straně firmy, ne dodavatele. Nikdo nezná význam a kontext vlastních dat lépe než ten, kdo je roky vytvářel. Dodavatel data naimportuje do nového systému, ale rozhodnout, co se má přenést, co sloučit a co vyřadit, musí firma sama.
Právě tahle práce se v odhadu času soustavně podceňuje. U větší firmy s víceletou historií dat to nezřídka zabere týdny, ne dny a je to práce, kterou je potřeba naplánovat dopředu, ne ji nechat "vyřešit se cestou".
Otázka na dodavatele: Jaká data a v jakém formátu od nás budete pro migraci potřebovat, a do kdy je máme mít připravená a vyčištěná, abychom neohrozili termín spuštění?
Past č. 2: Změna procesu vs. úprava kódu
Ne každá odchylka od standardního řešení je hodnotou, kterou stojí za to platit. Když systém na míru kopíruje firemní proces do posledního detailu, včetně kroků, které vznikly historicky a dnes už nedávají smysl, firma platí za zakonzervování neefektivity, ne za flexibilitu.
Často je levnější a rychlejší upravit vlastní proces, než platit za customizaci softwaru, která ho má obsloužit. Rozpoznat, kdy se vyplatí které řešení, vyžaduje otevřenou diskuzi mezi firmou a dodavatelem už ve fázi analýzy, ne až po nasazení.
Otázka na dodavatele: U kterých požadavků byste doporučili spíš upravit náš proces než ho kopírovat do systému, a proč?
Past č. 3: Podcenění dokumentace
Dokumentace se v harmonogramu projektu snadno odsune na později, neboť tlačí implementace, termíny, ostrý provoz. Řeč tu není o zdrojovém kódu, ale o tom, jak je systém nastavený a jak funguje v praxi: jaká business pravidla se v něm uplatňují, proč je konkrétní proces nastavený zrovna takhle, kdo a proč schvaluje které kroky. Bez téhle dokumentace firma závisí na tom, že si to pamatují konkrétní lidé na straně zákazníka i na straně dodavatele.
Tenhle náklad se neprojeví hned, ale o dva tři roky později, kdy dojde k výměně klíčového člověka (ať už u zákazníka, nebo u dodavatele) a najednou nikdo přesně neví, proč systém dělá to, co dělá, a úprava, která by měla trvat dny, trvá týdny jen kvůli dohledávání kontextu.
Otázka na dodavatele: Jakou dokumentaci k nastavení systému a business pravidlům nám na konci projektu předáte, a bude aktualizovaná i při každé další úpravě?
Past č. 4: Skryté provozní náklady
Pořizovací cena v nabídce je jen část příběhu. Hosting, zálohování, dlouhodobý rozvoj a údržba, a riziko, co se stane, pokud dodavatel v budoucnu skončí nebo zásadně zdraží, to všechno se v prvotní nabídce často vůbec neobjeví, protože se počítá zvlášť, později, nebo se na to firma prostě nezeptá.
Výsledkem je systém, který na papíře vypadal jako dobrá investice, ale ve skutečnosti stojí ročně výrazně víc, než firma čekala. Celkové náklady je potřeba počítat na několik let dopředu, ne jen jako jednorázovou investici do implementace.
Otázka na dodavatele: Jak vypadá kompletní rozpis ročních provozních nákladů po prvním roce hosting, zálohování, podpora, rozvoj a co v něm není zahrnuto?
Past č. 5: Podcenění zaškolení
I výborně navržený systém dočasně sníží produktivitu, protože se ho lidé musí naučit používat. Firmy tenhle pokles často nezahrnují do plánu a počítají s tím, že po spuštění systém "prostě funguje", a jsou pak překvapené, že první týdny nebo měsíce jsou pomalejší, chybovější a náročnější na podporu, než čekaly.
Realistický plán počítá s přechodným obdobím nižší produktivity a s tím, že zaškolení není jednorázová akce před spuštěním, ale postupný proces, který pokračuje i po něm.
Otázka na dodavatele: Jak vypadá plán zaškolení po spuštění, a jaká podpora je k dispozici v prvních týdnech ostrého provozu, ne jen během testování?
Pro výrobní firmy: hlubší průvodce v akademii
Pasti popsané výše platí napříč obory, ale u výrobních firem mívají obvykle vyšší váhu. Propojení výroby, skladu a plánování do systému na míru je komplexnější a migrace dat i výběr dodavatele mají víc proměnných. Pokud podnikáte ve výrobě, v naší akademii najdete rozšířenou, jedenáctidílnou sérii věnovanou právě výběru ERP pro výrobní firmy od TCO kalkulace přes výběr dodavatele až po konkrétní rizika specifická pro výrobní provoz.
Verdikt
Většině těchto pastí se dá předejít správnými otázkami na začátku, ne řešením problémů uprostřed projektu. Žádná z nich není překvapivá ani neznámá. Dodavatelé se s nimi setkávají opakovaně a umí na ně odpovědět, pokud se firma zeptá včas. Problém nastává tam, kde se otázka nepoloží vůbec, protože se předpokládá, že "to tak nějak bude v pořádku". Čas investovaný do těchto pěti otázek před podpisem smlouvy se vrátí mnohonásobně oproti řešení stejných problémů v půlce implementace.