Co je TCO a proč pořizovací cena nestačí
TCO (Total Cost of Ownership) znamená celkové náklady na vlastnictví systému za celou dobu jeho používání, ne jen částku na faktuře za implementaci. Když firma porovnává dvě nabídky jen podle vstupní ceny, běžně se stává, že zdánlivě levnější varianta je po třech letech provozu ve skutečnosti dražší, protože jí chybí v ceně věci, které se objeví až později: údržba, podpora, rozšiřování, obnova licencí.
Srovnávat pořizovací cenu je jako srovnávat auta jen podle ceny na cedulce u prodejce bez ohledu na spotřebu, servis a pojištění. Pro rozhodnutí, které firmu zaváže na roky dopředu, to prostě nestačí.
S jakými náklady je potřeba počítat – bez ohledu na typ řešení
Ať už firma nakonec zvolí krabicové řešení, nebo systém na míru, do úvahy o celkových nákladech patří stejné kategorie. Liší se jen jejich poměr a to, kdy přesně v harmonogramu projektu vzniknou.
- Licence. U krabicového řešení jde o hlavní pořizovací položku. Prodává se jak formou jednorázového nákupu, tak formou pronájmu (měsíční nebo roční platba), obvykle podle počtu uživatelů, a s růstem firmy dál roste.
- Vývoj. Tahle položka se týká primárně systému na míru, je to hlavní jednorázový pořizovací náklad, viditelný hned v úvodní nabídce. U krabicového řešení odpadá, protože se platí licence za hotový produkt, ne za jeho vytvoření.
- Implementace. Nasazení do reálného provozu, propojení s dalšími systémy a doladění podle skutečných procesů firmy. Tahle fáze není nikdy nulová položka, ať jde o hotové, nebo o vyvíjené řešení.
- Školení. Zaškolení zaměstnanců je potřeba u obou typů systémů, ideálně nejen jednorázově při startu, ale i průběžně při náboru nových lidí. U systému na míru bývá zaškolení o něco náročnější, protože jde o unikátní řešení, se kterým nikdo nemá předchozí zkušenost odjinud.
- Hosting a zálohování. Provoz na serverech (vlastních nebo v cloudu) a ochrana dat před ztrátou či výpadkem stojí peníze bez ohledu na typ systému. U cloudového krabicového řešení bývá tahle položka většinou zahrnutá v ceně licence, u systému na míru i u řešení provozovaného na vlastní infrastruktuře jde téměř vždy o samostatnou položku, na kterou se v porovnání nabídek snadno zapomene.
- Průběžná údržba a podpora. Opravy chyb, aktualizace kvůli změnám v legislativě nebo návazných systémech, běžný provozní dohled u krabicového řešení bývá součástí licence nebo samostatného podpůrného programu, u systému na míru jde typicky o samostatně sjednávanou položku.
- Doplňkové moduly a budoucí rozvoj. Firma se mění a systém by měl růst s ní. U krabicového řešení jde o dokupování dalších modulů nad rámec základního balíčku, u systému na míru o další vývoj a úpravy. v obou případech je to trvalá, ne jednorázová položka.
- Konzultanti a integrace. Propojení s dalšími nástroji nebo přizpůsobení nad rámec standardu často vyžaduje externí kapacitu, jejíž náklady nebývají v základní nabídce, ať se to týká krabicového řešení, nebo systému na míru.
- Riziko výpadku dodavatele. Co se stane, pokud dodavatel skončí nebo zásadně zdraží podmínky? Tohle riziko se těžko vyjadřuje přesným číslem dopředu, ale patří do úvahy o celkových nákladech stejně jako všechno ostatní u obou typů řešení, jen s jinou mírou závažnosti podle toho, jak snadno je možné přejít k jinému dodavateli.
Proč počítat na 5 let, ne na první rok
Srovnání jen podle prvního roku zvýhodňuje řešení, které má nižší vstupní cenu, ale dražší provoz a to bývá právě krabicové řešení s rostoucími licenčními poplatky, nebo naopak systém na míru s podceněnými provozními náklady, podle toho, jak je nabídka sestavená.
Horizont pěti let dává rozumnou představu o tom, jak se náklady vyvíjí v čase: kde je největší náraz na začátku, kde se náklady postupně kumulují a kde se investice naopak vrátí díky nižším provozním nákladům v dalších letech.
Pět let je zároveň typická doba, po kterou firma se zvoleným systémem reálně pracuje, než se otázka výměny znovu otevře, ať už kvůli růstu firmy, nebo protože systém dosáhl svých limitů.
Šablona pro vlastní výpočet
Nejjednodušší způsob, jak si TCO spočítat, je tabulka s kategoriemi nákladů v řádcích a jednotlivými roky ve sloupcích. Tahle základní kostra funguje bez ohledu na obor:
| Kategorie nákladů | Rok 1 | Rok 2 | Rok 3 | Rok 4 | Rok 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Licence | |||||
| Vývoj (u řešení na míru) | |||||
| Implementace | |||||
| Hosting / provoz | |||||
| Zálohování a zabezpečení | |||||
| Údržba a podpora | |||||
| Školení (úvodní i průběžné) | |||||
| Doplňkové moduly / rozšíření | |||||
| Budoucí rozvoj a úpravy | |||||
| Součet za rok |
Podnikáte ve výrobě?
Pokud podnikáte ve výrobě, přečtěte si podrobný průvodce Proč celkové náklady ERP systému jsou vždy vyšší, než se zdá: průvodce TCO pro výrobní firmy, který jde do těchto oborových detailů
Verdikt
Nižší vstupní cena neznamená nižší celkové náklady. TCO je jediné číslo, které dvě různé nabídky – krabicové řešení i systém na míru dokáže srovnat opravdu spravedlivě, bez ohledu na obor podnikání. Vyplnění tabulky za pět let zabere hodinu až dvě, ale rozhodnutí, které z ní vzejde, ovlivní náklady firmy na roky dopředu.