Jak si vybrat informační systém

 

Klíčem k úspěšnému zavedení nového informačního systému, který je základem pro efektivní fungování společnosti, je výběr vhodného ERP řešení a s tím související výběr optimálního dodavatele.

Výměna informačního systému nebo přechod z krabicového řešení na ERP systém je velmi zásadní změnou ve společnosti. Implementace ERP představuje pro firmu příležitost, jak odstranit neefektivní postupy, změnit a optimalizovat firemní myšlení a nastavit nová pravidla fungování společnosti. Na začátku si musí firma ujasnit, proč chce systém změnit, co od změny očekává a co má být cílem zavedení nového IS.  

Pokud management nebude vědět co je cílem zavedení nového informačního systému, jak potom chce vedení vysvětlit potřebu nového IS zaměstnancům, kteří ho mají využívat. Pracovníci se mohou obávat, že jim bude najednou vidět do karet a budou snáze kontrolovatelní. Zaměstnanci budou tedy za zvýšené úsilí při zavedení systému také očekávat, že se ve firmě změní něco k lepšímu. 

Shrňte si proto veškeré požadavky na nový informační systém. Zainteresujte Vaše zaměstnance, komunikujte s nimi o potřebné změně. Spolupracujte se členy všech oddělení, v nichž bude nový IS využíván a kteří by měli vznést své požadavky na jeho funkcionalitu.

Výběr vhodného systému je prvním krokem, ale ne nejdůležitějším krokem. Ani ten na první pohled nejmodernější a vyhovující systém nemusí splnit původní očekávání, není-li správně implementován. Pouhé okopírování současných procesů v podniku do nového informačního systému nestačí.

V následujících řádcích Vás seznámíme s  úskalími výběru informačního systému, možnými problémy při implementaci a dále s následným rozvojem systému. 

Výběr ERP systému se řadí k dlouhodobým a strategickým rozhodnutím a je nutné mu proto věnovat dostatečnou pozornost. Potenciální implementační partnery doporučujeme hledat u konkurence, Vašich obchodních partnerů či na odborných webech nebo ve specializovaných publikacích.

Úspěch nasazení informačního systému a budoucnost podnikání závisí mj. na tom, zda dodavatel ERP systému dokáže pružně reagovat na změny technologií, dále informační systém rozvíjet a podporovat dle potřeb zákazníkova podnikání. Klíčová je rovněž znalost oboru podnikání zákazníka. Ptejte se proto, jak probíhal vývoj nabízeného ERP systému v minulosti, jaké jsou aktuální novinky a jaké vize společnost s informačním systémem má.

Ačkoliv se říká, peníze vždy až na prvním místě, dbejte i na další kritéria. Posuďte velikost dodavatele, historii informačního systému, pozici na trhu, zkušenosti s implementací ve Vašem oboru. U informačního systému hledejte požadovanou funkčnost, ptejte se na možnosti přizpůsobení systému Vašim konkrétním požadavkům. Nechte si informační systém předvést, zhodnoťte jeho filozofii obsluhy, jednoduchost a přehlednost, přívětivost uživatelského prostředí atd. Vyžádejte si u dodavatele referenční návštěvu u některého ze stávajících zákazníků, ať máte k dispozici další pohled.

POZOR – při návštěvě nemusí pracovníci firmy zcela detailně znát funkčnost IS a jeho možnosti. Podobně může být využívána jiná funkčnost a nastavení IS. Tzn., že když na referenční návštěvě neuvidíte přesně požadovanou funkčnost neznamená to, že informační systém tuto funkčnost nemá a nebo ji nepodporuje. Může to vyplývat z neznalosti pracovníka referenční firmy. Proto je nutno se vždy informovat u pracovníků dodavatele zda systém touto požadovanou funkčností disponuje.
 
Ptejte se na metodiku zavádění informačního systému. Vhodné řešení je např. formou projektu s kontrolními body, kdy si obě dvě strany ujasňují a upřesňují své požadavky a dochází k průběžné kontrole prováděných prací. 

S pořízením informačního systému často souvisí i nákup nové techniky, na které bude systém pořizován. Zjistěte si hardwarové požadavky na provoz informačního systému. 
Nákupem a následným zavedením informačního systému to nekončí. Ptejte se po aktualizacích systému, platbám za maintenance (technickou podporu), poplatcích za další úpravy systému vzniklých na základě Vašich požadavků z běžné činnosti a rychlosti jejich implementace do IS. V oblasti informačních systémů je dnes již běžná praxe ročních poplatků na údržbu, jejíž součástí je často telefonická podpora, nárok na nové verze a především dílčí updaty systému, např. z důvodu úprav legislativy.

Zvýšená efektivita díky dobře vybranému a správně implementovanému ERP systému ovlivňuje řadu oblastí. Dochází k eliminaci duplicitního zadávání dat, tzn. data jsou do systému zadávána pouze jednou a využívají se napříč informačním systémem. Možnost přeposílání a schvalování dokladů v rámci firemního workflow napomáhá snížení administrativy. Optimalizace skladového hospodářství, zrychlení informačního toku podpořeného informačním systémem zvyšuje přehlednost o stavu zakázky vůči zákazníkovi, čímž mj. dochází i ke zvyšování spokojenosti a loajality zákazníků. Díky snadné dostupnosti aktuálních informací má vedení firmy k dispozici data potřebná k řízení společnosti. 

Úskalí implementace informačního systému

Na základě sepsaných požadavků jednotlivých oddělení, uskutečněných prezentací, jednání, a referenčních návštěv byl vybrán nejvhodnější informační systém. Po výběru informačního systému, potažmo implementačního partnera je možné přejít k jeho implementaci. Implementací se rozumí soubor činností a služeb, které vedou k úspěšnému zahájení provozu informačního systému v konkrétních podmínkách konkrétního zákazníka. Implementace ERP představuje velmi složitý, kapacitně i časově náročný soubor činností (obecně označovaný jako projekt) jak pro zákazníka, tak i pro implementačního partnera. Všechny etapy tohoto projektu jsou navzájem propojené a ovlivňují se. Proto se nedoporučuje podcenění kterékoliv části implementace, neboť by to mělo negativní dopad na celkový výsledek projektu. 

Je nutné si uvědomit fakt, že změna IS nemusí být dobře přijímána ze strany zaměstnanců a nějakou dobu její realizace potrvá. Celkově je nutné věnovat přípravě a implementaci mnoho času. Pro členy týmu – klíčové zaměstnance/vedoucí pracovníky/členy projektového týmu znamená projekt implementace nového informačního systému časové vytížení většinou nad rámec jejich standardní pracovní náplně. Je proto vhodné mít nadefinované motivační nástroje, které nabídne firma vlastnímu realizačnímu týmu v případě splnění kritérií pro zavedení IS.

Připravované změny je nutné probírat se zaměstnanci, vysvětlit jim, proč ke změně dochází a jaké to pro ně bude mít přínosy. Velmi důležité je jejich aktivní zapojení do plánované změny, tzn. zjišťování požadavků na nový systém, vyptávání se ve firmě, co je principiálně špatně a co by šlo zlepšit a získávání i následné zpětné vazby. Pokud budou některé jejich nápady v rámci implementace reflektovány, je větší pravděpodobnost sžití se s novým informačním systémem, protože se sami na jeho implementaci podíleli.

Proces implementace lze shrnout do následujících činností.

Jedna z nejdůležitějších fází implementace informačního systému je procesní analýza. Výsledkem zpracování této analýzy procesů a potřeb klienta by mělo být konkrétní a přesné zadání pro implementačního partnera. Nepřesně a nekonkrétně definované procesy, role a zodpovědnosti v dalších fázích projektu generují vícepráce, posuny termínů, další náklady a s tím nespokojenost zákazníka i dodavatele. Se změnou IS dochází i ke změnám ve fungování firmy, proto je tato chvíle nejvhodnějším obdobím pro redefinici špatně fungujících procesů. Pokud je tato fáze jednou stranou podceněna, může dojít k zavedení systému, který neodpovídá původním představám a požadavkům a neplní tedy svoji funkci.

Úvodní analýza specifikuje mj. náročnost zavedení IS po stránce finanční, časové i technologické. Zahrnuje zmapování stávajících firemních procesů a jejich podporu novým informačním systémem. Dále obsahuje i informace týkající se přenosů dat a nově vytvářené struktury dat.

Výsledkem zpracování analýzy je návrh řešení (zpracování Studie na dodávku a implementaci informačního systému), který obsahuje detailní popis pracovních postupů v novém informačním systému. 

Pro využívání všech plánovaných funkcí a datových vazeb je nutné systém správně nastavit. Při nastavování systému dochází k založení základních údajů o firmě, k založení parametrů, číselných řad dokladů veškerých číselníků pro práci s IS atd. Je nutné připravit systém tak, aby bylo možné jej plnit kmenovými daty (převod – migrace dat ze stávajícího systému či zakládání nových dat)

Každá firma nějakým způsobem pracuje s daty, ať již v informačním systému, Excelu či v jiné podobě. Historie dat představuje bohatství firmy, proto se velmi často převádí data do nového informačního systému. Změna systému je často využívána k pročištění stávajících dat a vyřazení neaktuálních dat.

Jsou-li nastaveny parametry systému dle schválené verze Studie, zadány číselníky, které obsahují firemní data, nastaveny parametry pro jednotlivé uživatele a firemní procesy, je možné přejít ke školení klíčových pracovníků, kteří ověří požadovanou a předem definovanou funkčnost systému ve specifických podmínkách vlastní firmy (akceptační testy). Cílem tohoto kroku je zjištění případných problémů před školením koncových uživatelů a případným zkušebním provozem IS.

Akceptační testy slouží k ověření požadované funkčnosti, správnosti nastavení, objevení případných problémů a doladění různých uživatelských vylepšení. Systém se odlaďuje tak, aby byl co nejlépe schopen plnit dříve vytyčené požadavky a funkce. 

Proběhnou-li akceptační testy v pořádku, je možné proškolit koncové uživatele systému.

Před zahájením rutinního provozu je nutné ještě převést konečná aktuální data (počáteční stavy, číselníky, účtovou osnovou atd.)

Po převodu dat, ověření funkčnosti a zaškolení pracovníků může dojít k zahájení rutinního provozu.

Proces implementace se skládá z mnoha činností, během kterých může dojít k rozporům mezi zákazníkem a implementačním partnerem.

Níže uvádíme shrnutí nejčastějších úskalí při implementaci nového informačního systému.

• nedostatečně ujasněná strategie rozvoje firmy – neujasněné představy a cíle
• nedostatečně přesně a podrobně specifikované firemní procesy a požadavky
• nedostatek finančních zdrojů na realizaci projektu a změny implementace IS
• nedostatečné kompetence pracovníků projektového týmu
• podcenění uživatelských připomínek a testování
• nedodržení termínu instalace hardwaru
• nedostatečný rozsah školení uživatelů
• opomenutí kontroly kvality kmenových dat apod.
• odpor vůči změně, neochota pracovníků změnit stávající procesy a postupy práce 

 
Úskalí při zavádění ERP systému se může vyskytnout mnoho. Pokud si však strany hned na začátku ujasní svá očekávání, definují cíle, určí kompetence (kdo kdy co dělá a za co je zodpovědný), pak obě strany směřují projekt jedním směrem a pravděpodobnost úspěchu nasazení informačního systému bez větších komplikací je tím pádem relativně vysoká.

Proces implementace je vždy činnost minimálně dvou stran a je proto velmi důležité vybrat si vhodného implementačního partnera. 

Po úspěšné implementaci, ukončeném testování a zahájení rutinního provozu život informačního systému nekončí.V mnoha případech se teprve v průběhu rutinního provozu objevují další požadavky na doplnění a vylepšení funkčnosti informačního systému, které vznikají na základě praktického používání informačního systému a jsou tedy mnohdy smysluplnější a konkrétnější než požadavky uživatelů na začátku projektu.

Komplexní ERP systémy, zajišťující náročné služby v nepřetržitém provozu, nemohou být tedy ponechány vlastnímu osudu bez podpory. Proto je potřeba už při pořizování IS zvažovat náklady na údržbu nově pořizovaného IS. Je důležité si včas zjistit rozsah služeb technické podpory dodavatele a podmínky pro řešení požadavků a problémů. Řešením je zajištění služeb provozu a technické podpory dodavatele se stanovením kategorií problémů a určením kritických dob, do kdy musí být dané kategorie problémů v daných částech vyřešeny. Tyto doby je nutné zajistit smluvně s dodavatelem ICT a to včetně sankce.

Technická podpora informačního systému představuje servisní služby dle předem stanovených smluvních podmínek, zahrnuje zpravidla telefonický hot-line, emailovou komunikaci, vzdálený přístup, portál pro zadávání požadavků, konzultace atd. Dodávky upgrade a update systémů mohou a nemusí být součástí placené technické podpory. Zákazníci mají přístup k informacím o nových službách a verzích produktu, mohou nechat převzít správu IT implementačním partnerem.

Je možné využívat dalších konzultačních služeb a školení, konzultovat plánované změny ve firmě a rozvoj činností ve vazbě na podporu informačním systémem. Zároveň je možné účastnit se vybraných školení pro nové pracovníky či si prohlubovat znalosti systému a účastnit se školení pro pokročilé uživatele.

Určitě velmi zajímavým aspektem je neustálé sledování nových trendů a jejich zohledňování v pravidelných upgradech informačního systému. Rozvoj systému na nejmodernějších technologiích garantuje dlouhodobou životnost ERP řešení.

Cena technické podpory je většinou dána procentuální hodnotou z ceny licencí.